Hoe regel je een optimale inbound telefoonservice?

Bereikbaarheid is cruciaal voor het succes van je bedrijf. Want als je klanten je niet kunnen bereiken, zoeken ze verder. En zonder klanten, geen inkomsten. Maar hoe regel je dat de telefoon altijd wordt opgenomen, als jij (of je collega’s) je ook weleens willen focussen op je werk of op die klant waar je op dat moment mee in gesprek bent? In deze blog leggen we je uit hoe je je inbound telefoonservice zo inricht dat je altijd optimaal bereikbaar bent, terwijl je ondertussen gewoon je aandacht geeft aan dat waar je mee bezig bent. 

Wat belangrijk is voor je klant

Elk inkomend telefoongesprek kan een nieuwe klant zijn. Of een klant die een dringende vraag heeft of misschien zelfs een klacht. Als je de telefoon dan niet beantwoordt, dan heeft dat direct impact op je imago: ‘niet professioneel’ , ‘oh, ze hebben me iets verkocht, en nu zijn ze niet meer bereikbaar’. Neem je de telefoon wel op, maar ben je er niet bij met je gedachten of reageer je gehaast, dan voelt de klant zich evenmin serieus genomen. Datzelfde geldt voor een voicemailbericht.

Kortom, bereikbaarheid en aandacht voor het telefoongesprek zijn cruciaal voor het imago van je bedrijf.

Wat belangrijk is voor jou

Aan de andere kant hebben jij en je collega’s niet de tijd om steeds naast de telefoon te zitten. Je moet ook plannen uitwerken, met klanten en elkaar in gesprek en af en toe even uitrusten, omdat je daarmee uiteindelijk het meest productief bent. Consumenten verwachten namelijk steeds vaker dat je ook na kantoortijd bereikbaar bent. 

Met focus en rust lever je echter het beste resultaat. Dus hoe fijn zou het zijn als je weet dat de klant je altijd kan bereiken en jij toch die focus en rust kan pakken?

Met een inbound telefoonservice kan dat. 

Hoe een inbound telefoonservice werkt

Een inbound telefoonservice neemt voor jou de telefoon aan, noteert de boodschap en onderneemt zo nodig actie. Je kiest zelf wanneer zij je telefoon beantwoorden. Hierbij kun je kiezen uit:

• altijd, daarmee schakel je standaard door naar de antwoordservice;
• handmatig, bijvoorbeeld wanneer je onderweg bent of in vergadering;
• na drie keer overgaan, zodat je nooit een gesprek mist omdat je net te laat was of de telefoon vergat door te schakelen.

Van elk gesprek maken zij een notitie die je later terugvindt in je dashboard. 

Dat is de basis van een inbound telefoonservice, maar ze bieden vaak nog meer diensten die je veel tijd kunnen besparen.

Hoe BizziPhone werkt

Bij BizziPhone heb je je eigen vaste telefoniste. Tijdens een korte intake vertel je hoe jullie werken en omgaan met je klanten. Daarna is zij degene die je klanten als eerste aan de lijn krijgen. Daardoor denken klanten vaak dat zij gewoon bij jullie in dienst is.

Van elk gesprek maakt zij een notitie, die ze in jullie eigen dashboard zet. Daar vind je alle inkomende gesprekken bij elkaar. Dat kan ook direct in jullie eigen CRM-, ERP- of klantsysteem. Van elk gesprek ontvang je gelijk na afloop ook een bericht via SMS, e-mail of WhatsApp. Als jouw telefoniste vermoedt dat het heel dringend is, verbindt ze door. Op dat moment beslis je zelf of je aanneemt, of dat onze telefoniste iets kan doorgeven aan de beller.

Nog meer efficiëntie met agendabeheer

Om ervoor te zorgen dat jij je kan concentreren op je werk, biedt BizziPhone meer aanvullende diensten. Zo kunnen we afspraken voor je inplannen of iemand terugbellen, bijvoorbeeld om ontbrekende informatie op te vragen of een vergadering te verzetten. Dat soort telefoontjes kosten vaak veel tijd. Die kan onze telefoniste van je overnemen. 

Maximale bereikbaarheid met een flexibel contract 

Als je je telefoon doorschakelt naar BizziPhone weet je zeker dat je klanten altijd te woord worden gestaan, door professionele, getrainde telefonistes. Zij staan voor je klaar op werkdagen van 8.00 tot 18.00 uur. Wil je ook ’s avonds en in het weekend bereikbaar zijn? Dan kun je dit uitbreiden met onze avond- en weekendservice. Daarmee ben je doordeweeks ’s avonds tot 22.00 uur bereikbaar en in het weekend van 9.00 tot 17.00 uur. 

Je kiest bij ons een pakket dat aansluit op het aantal telefoontjes dat jullie ontvangen. Daarnaast betaal je per inkomend gesprek. Je hebt dus zelf op elk moment de kosten in de hand. Wil je op- of afschalen of opzeggen? Dat kan op elk moment. 

Gratis 30 dagen proberen of het bij je past

Hebben we je nieuwsgierigheid gewekt, maar ben je nog een beetje terughoudend om je telefoon uit te besteden? Probeer het dan een maand gratis en vrijblijvend uit. Binnen 30 minuten sluiten we je aan en kun je het gemak van een inbound telefoonservice zelf ervaren.