Receptiediensten uitbesteden: kan dat wel?

De receptie is het eerste dat klanten zien of horen als ze contact met je opnemen. De persoon aan de receptie bepaalt voor een belangrijk deel je imago. Worden je klanten met een glimlach ontvangen? Dan maakt dat voor altijd een positieve indruk. Voor kleinere bedrijven is het vaak te duur om een fulltime receptioniste in dienst te nemen, maar ook voor grotere bedrijven is de receptioniste niet altijd beschikbaar. Je receptiediensten uitbesteden kan dat uitkomst bieden.

De werkzaamheden van een receptioniste

Denk je dat het lastig is om je receptiediensten uit te besteden? Dat valt wel mee. Laten we eens kijken naar de werkzaamheden van een receptioniste en hoe je die kunt uitbesteden.

Telefoon opnemen
Dit kan makkelijk op afstand gebeuren. Je kunt de telefoon eenvoudig doorschakelen naar een antwoordservice. Een klant ziet immers toch niet waar de telefoon wordt opgenomen.

Klanten terugbellen
Hoe vaak bel je op een dag een klant terug om een simpele boodschap door te geven, een afspraak te verzetten of gegevens op te vragen? Dat gebeurt best vaak, toch? Daar gaat een hoop tijd in zitten. Dit kun je ook prima uitbesteden.

Agendabeheer
Het bijhouden van afspraken kost over het algemeen veel tijd. Ook dit kan een antwoordservice doen.

Het enige dat je moeilijk kunt uitbesteden, is het ontvangen van gasten. In veel gevallen hebben bedrijvencomplexen een ontvangstreceptie, dus heb je dit ook niet nodig. Als er gasten op kantoor komen zul je toch ook zelf beschikbaar moeten zijn. Het meest gastvrij is dan om ze zelf te ontvangen.

Alle andere receptiewerkzaamheden kun je prima uitbesteden. Als je een eigen vaste telefoniste op afstand hebt, dan hoeven je klanten zelfs niet eens te merken dat je dit hebt uitbesteed.

De voordelen van het uitbesteden van receptiediensten

Wat zijn de voordelen als je receptiediensten uitbesteedt? We zetten het voor je op een rijtje:

Altijd bereikbaar
Als je je receptiediensten uitbesteedt, dan is er altijd iemand om je klanten te woord te staan. Jij hoeft je niet te druk te maken als je in vergadering bent of onderweg. Ook kun je je focussen op je werk als je vlak voor een deadline zit. Bovendien kunnen je klanten je ook ’s avonds en in het weekend bereiken. BizziPhone is bijvoorbeeld doordeweeks ’s avonds tot 22.00 uur bereikbaar en in het weekend tussen 9.00 en 17.00 uur.

Eigen vaste telefoniste
Bij BizziPhone heb je je eigen vaste telefoniste. Je kunt haar briefen over jouw bedrijf, zodat ze volledig op de hoogte is. Klanten krijgen altijd dezelfde persoon aan de telefoon, dus voor hen is het net of ze bij jou in dienst is.

Overzicht van alle inkomende gesprekken
Jouw telefoniste geeft je bericht via e-mail of sms van alle inkomende gesprekken. Je kunt dan beslissen of het dringend is of dat je later kunt terugbellen. Alle klantcontacten komen ook in je dashboard. Zo heb je een compleet overzicht en vergeet je nooit iemand terug te bellen.

Werk je met een CRM, ERP of agendasoftware? Dan zetten we het direct in jouw systeem. Lekker overzichtelijk!

Kosten
Het uitbesteden van receptiediensten is goedkoper dan het inhuren van een fulltime kracht. Je bepaalt zelf wanneer je de telefoon doorschakelt en welke diensten je uitbesteedt.

Geen personeelsverantwoordelijkheid
Als je zelf een receptioniste in dienst neemt, dan ben je verantwoordelijk voor de werkgeverslasten, pensioen en dergelijke. Bij ziekte, zwangerschap of vakantie moet je op zoek naar vervanging, die je opnieuw moet inwerken. Besteed je dit uit, dan zijn dit niet jouw zorgen.

Professioneel
De telefonistes van BizziPhone zijn professioneel getraind in proactief klantcontact. Je kunt er van uitgaan dat je klanten de beste service ontvangen. Een mooi visitekaartje voor jouw bedrijf!

Gratis uitproberen?

Je ziet dat het uitbesteden van receptiediensten niet ingewikkeld hoeft te zijn. Sterker nog! Het kan binnen 30 minuten geregeld zijn. Bij ons zijn de eerste 30 dagen gratis en geheel vrijblijvend. Dat biedt je de mogelijkheid om het eerst eens uit te proberen. Ook daarna is je abonnement dagelijks opzegbaar, dus je zit nergens aan vast.