Amber Prinsen

Secretariële diensten uitbesteden

9 december 2020

Het zijn de kleine zaken die je bedrijf bijzonder maken: het correct opvolgen van een telefoontje, flexibiliteit in het verschuiven van een afspraak en gewoon bereikbaar zijn. Klanten waarderen dit omdat het niet bij alle bedrijven vanzelfsprekend is. Heel begrijpelijk, want hoewel deze handelingen klein lijken, kosten ze wel veel tijd. Het zijn zaken die erbij horen, naast het ‘echte’ werk. Toch is het met liefde en aandacht afhandelen van dit soort secretariële diensten cruciaal voor een positief bedrijfsimago.  

Parttime secretaresse zonder bijkomende personeelsverantwoordelijkheden

Als je hier zelf geen voor tijd hebt, dan kun je overwegen om deze secretariële diensten uit te besteden. Zeker wanneer je bedrijf nog niet zo groot is dat je een fulltime secretaresse nodig hebt, is uitbesteden een ideale oplossing. Of wanneer je een vaste invalkracht zoekt, voor de periodes dat je secretaresse op vakantie is.

Door secretariële diensten uit te besteden, bespaar je jezelf alle procedures en verantwoordelijkheden van personeel inhuren. 

Professionaliteit voor je klanten

Dat betekent niet dat je je klanten wilt overleveren aan een willekeurige uitzendkracht.  Dat begrijpen wij heel goed. Daarom krijg je bij BizziPhone een vaste telefoniste die jouw bedrijf kent. Vooraf kun je haar briefen. Omdat je een eigen telefoniste/secretaresse bij ons hebt, lijkt het voor je klanten alsof ze gewoon bij jou in dienst is. 

Onze medewerkers worden geselecteerd op geschiktheid: zijn ze geduldig en begripvol? Hebben ze een goede telefoonstem? Na selectie starten ze met een training in klantgerichtheid. Daarna gaan ze aan de slag, maar worden ze steeds gevolgd door een coach die hen traint en hun gespreksvaardigheden helpt verbeteren. 

Je klanten worden dus geholpen door echte professionals.

Wat mag je verwachten als je secretariële diensten uitbesteedt?

BizziPhone is een telefoondienst, hoe kunnen zij mij helpen met secretariële diensten, zul je misschien denken? Dat leggen we je graag uit.

Een secretaresse is vaak een spil in het web binnen een bedrijf: zij zorgt dat klanten een antwoord krijgen op hun vraag, stemt agenda’s af om afspraken in te plannen, voorziet haar opdrachtgever van praktische informatie als een e-mailadres of een fysiek adres voor een vergadering. Allemaal zaken om alles op rolletjes te laten verlopen.

In feite doen de telefonistes van BizziPhone al een belangrijk deel van dit werk met het aannemen van de telefoon, het doorgeven van boodschappen en het inplannen van afspraken. Door een paar diensten toe te voegen aan ons vaste dienstenpakket, vervullen we nu al deze secretariële diensten. We lichten ze één voor één toe, zodat je weet wat je concreet mag verwachten.

  1. Telefoon beantwoorden
    Uiteraard neemt onze telefoniste de telefoon voor je op. Van elk inkomende gesprek maakt ze telefoonnotities. Deze stuurt ze je direct na het gesprek per SMS, e-mail en/of WhatsApp. Net wat je voorkeur heeft. Ze zet deze ook in je dashboard zodat je het complete overzicht hebt.

  2. Agendabeheer 
    Afspraken inplannen is vaak tijdrovend werk. De BizziPhone telefoniste kan dit van je overnemen door direct afspraken met bellers in te plannen. Stel dat een klant belt om een afspraak te maken voor bijvoorbeeld een demo, een bezichtiging of een kenningsmakingsgesprek, dan kan zij dit direct voor je inplannen.

    Ook als je een vergadering wilt plannen naar aanleiding van een bericht in je dashboard, dan kan je via de button ‘Terugbelverzoek’ direct instructies doorgeven. Deze vind je bij elke telefoonnotitie. Onze telefoniste belt de beller dan terug om een afspraak in te plannen. 

  3. Terugbellen om informatie op te vragen of een boodschap door te geven
    Veel werk van een secretaresse is het achter de schermen regelen van logistieke zaken, zoals het opvragen van een adres, de notulen van de laatste vergadering of het aanvragen van een parkeerplek. 

    Met het ‘Terugbelverzoek’ kun je dit direct afhandelen voor de inkomende gesprekken. Hiermee geef je onze telefoniste instructies om de beller terug te bellen met een boodschap. Een voorbeeld: als een klant belt om te vragen waar de offerte blijft, dan laten wij weten dat hij wordt teruggebeld. We zetten dit in je belnotities en als je ons laat weten dat we hem mogen melden dat hij morgen de offerte krijgt, dan belt onze telefoniste hem terug met die boodschap. Zo worden je klanten netjes voorzien van de gevraagde informatie, terwijl jij je kunt focussen op je werk. Goed geregeld, zonder dat het jou tijd kost.

  4. Afstemmen met collega’s
    Je telefoniste kan ook boodschappen doorgeven aan en terugkoppelen naar je collega’s. Bijvoorbeeld als je in de auto zit, na een bezoek aan een klant. Je wil niet typen tijdens het rijden, en hebt geen tijd om stil te gaan staan. Dan kun je jouw BizziPhone telefoniste bellen en vragen iets door te geven of op te vragen. Dat kan handig zijn als je collega zelf in gesprek is en je wilt zeker weten dat je het niet vergeet. Want je weet ook van jezelf dat dat gebeurt, als je het niet direct afhandelt. Toch?

Stem de secretariële diensten af op jouw bedrijf

Elk bedrijf is anders en dat van jou is ook uniek. BizziPhone is geen groot callcenter. Juist door onze kleinschaligheid kunnen wij onze klanten persoonlijk bedienen. Je kunt tijdens de briefing zelf aangeven wat voor jou belangrijk is in het contact met jouw klanten. Je kan ons inhuren met de frequentie die bij jouw manier van werken en budget past. Je kunt ons voor vast inhuren of alleen op de momenten dat je geen tijd hebt. Je betaalt naar wat je afneemt, dus je hebt de kosten zelf in de hand. Zo kun je heel betaalbaar je klanten voorzien van de beste klantenservice.

Wil je eerst ervaren of onze dienstverlening bij jouw bedrijf past? Probeer ons dan gratis en vrijblijvend 30 dagen uit. 

Bekijk onze mogelijkheden

Vragen over dit artikel?
Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Mark Lambooij van BizziPhone. Hij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Download onze telefoonservice informatiegids en lees alles over hoe wij jouw bereikbaarheid kunnen verbeteren.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top