Hoe secretariële diensten uitbesteden bijdraagt aan een positief imago

Het zijn de kleine zaken die je bedrijf bijzonder maken. Zoals het opvolgen van afspraken. Maar het lukt niet altijd om zelf alles op te volgen. Secretariële diensten uitbesteden kan helpen en draagt bij aan een positief imago van jouw bedrijf.

Wat betekent secretariële diensten uitbesteden voor jouw bedrijf?

Het correct opvolgen van een telefoontje, flexibiliteit in het verschuiven van een afspraak en gewoon bereikbaar zijn. Klanten waarderen dit omdat het niet bij alle bedrijven vanzelfsprekend is. Heel begrijpelijk, want hoewel deze handelingen klein lijken, kosten ze wel veel tijd. Het zijn zaken die erbij horen, naast het ‘echte’ werk. Zeker voor een zzp’er kan secretariële ondersteuning op afroep een goede oplossing zijn als je er alleen voor staat. Het met liefde en aandacht afhandelen van secretariële diensten zijn namelijk cruciaal voor een positief bedrijfsimago. 

Parttime secretaresse zonder bijkomende personeelsverantwoordelijkheden

Als je hier zelf geen voor tijd hebt, dan kun je overwegen dit uit te besteden. Zeker wanneer je bedrijf nog niet zo groot is dat je een fulltime secretaresse nodig hebt, is uitbesteden van secretariële diensten een ideale oplossing. Of wanneer je een vaste invalkracht zoekt, voor de periodes dat je eigen telefoniste of secretaresse op vakantie is. Maar ook als extra achtervang wanneer het heel druk is.

Door secretariële diensten uit te besteden, bespaar je jezelf bovendien alle procedures en verantwoordelijkheden van personeel inhuren. 

Een professionele secretaresse op afstand

Dat betekent niet dat je met het uitbesteden van secretariële diensten je klanten wilt overleveren aan een willekeurige uitzendkracht. Dat begrijpen wij heel goed. Daarom krijg je bij BizziPhone een vaste telefoniste die jouw bedrijf kent. Vooraf kun je haar briefen. Omdat je bij ons een eigen telefoniste/secretaresse hebt, lijkt het voor je klanten alsof ze gewoon bij jou in dienst is. 

Onze medewerkers worden geselecteerd op geschiktheid: zijn ze geduldig en begripvol? Hebben ze een goede telefoonstem? Na selectie starten ze met een training in klantgerichtheid. Daarna gaan ze aan de slag, maar worden ze steeds gevolgd door een coach die hen traint en helpt hun gespreksvaardigheden te verbeteren. 

Je klanten worden dus geholpen door echte professionals.

Wat mag je verwachten als je secretariële diensten uitbesteedt?

‘BizziPhone is een telefoondienst, hoe kunnen zij mij helpen met secretariële diensten’, zul je misschien denken? Dat leggen we je graag uit.

Een secretaresse is vaak een spil in het web binnen een bedrijf: zij zorgt dat klanten een antwoord krijgen op hun vraag, stemt agenda’s af om afspraken in te plannen en voorziet haar opdrachtgever van praktische informatie als een e-mailadres of een fysiek adres voor een vergadering. Allemaal zaken die essentieel zijn om alles op rolletjes te laten verlopen.

In feite doen de telefonistes van BizziPhone al een belangrijk deel van dit werk met het aannemen van de telefoon, het doorgeven van boodschappen en het inplannen van afspraken. Door een paar diensten toe te voegen aan ons vaste dienstenpakket, vervullen we nu al deze secretariële diensten. We lichten ze één voor één toe, zodat je weet wat je concreet mag verwachten.

Telefoon beantwoorden
Uiteraard neemt onze telefoniste de telefoon voor je op. Van elk inkomend gesprek maakt ze telefoonnotities. Deze stuurt ze je direct na het gesprek per SMS, e-mail en/of WhatsApp. Net wat je voorkeur heeft. Ze zet deze ook in je dashboard zodat je het complete overzicht hebt.
Daarnaast kan ze ook direct standaardvragen beantwoorden. Of direct doorverbinden naar de juiste persoon. Dat scheelt een hoop tijd. 

Agendabeheer 
Afspraken inplannen is vaak tijdrovend werk. De BizziPhone telefoniste kan dit van je overnemen door direct afspraken met bellers in te plannen. Stel dat een klant belt om een afspraak te maken voor bijvoorbeeld een demo, een bezichtiging of een kennismakingsgesprek, dan kan zij dit direct voor je inplannen.

Ook als je een vergadering wilt plannen naar aanleiding van een bericht in je dashboard, kan je via de button ‘Terugbelverzoek’ direct instructies doorgeven. Deze vind je bij elke telefoonnotitie. Onze telefoniste belt de beller dan terug om een afspraak in te plannen. 

Terugbellen om informatie op te vragen of een boodschap door te geven
Veel werk van een secretaresse is het achter de schermen regelen van logistieke zaken, zoals het opvragen van een adres, de notulen van de laatste vergadering of het aanvragen van een parkeerplek. 

Met het ‘Terugbelverzoek’ kun je dit direct afhandelen voor de inkomende gesprekken. Hiermee geef je onze telefoniste instructies om de beller terug te bellen met een boodschap. Een voorbeeld: als een klant belt om te vragen waar de offerte blijft, dan laten wij weten dat hij wordt teruggebeld. We zetten dit in je belnotities. Als je ons laat weten dat we hem mogen melden dat hij morgen de offerte krijgt, dan belt onze telefoniste hem terug met die boodschap. Zo worden je klanten netjes voorzien van de gevraagde informatie, terwijl jij je kunt focussen op je werk. Goed geregeld, zonder dat het jou tijd kost.

Afstemmen met collega’s
Je telefoniste kan ook boodschappen doorgeven aan en terugkoppelen naar je collega’s. Bijvoorbeeld als je in de auto zit, na een bezoek aan een klant. Je wilt niet typen tijdens het rijden, en hebt geen tijd om stil te staan. Dan kun je jouw BizziPhone telefoniste bellen en vragen iets door te geven of op te vragen. Dat kan handig zijn als je collega zelf in gesprek is en je zeker wilt weten dat je het niet vergeet. Want je weet ook van jezelf dat dat gebeurt, als je het niet direct afhandelt. Toch?

Door deze taken af te handelen, wordt je telefoniste ook een soort secretaresse op afstand. 

Stem de secretariële ondersteuning af op jouw bedrijf

Elk bedrijf is anders en dat van jou is ook uniek. BizziPhone is geen groot callcenter. Juist door onze kleinschaligheid kunnen wij onze klanten persoonlijk bedienen. Je kunt tijdens de briefing zelf aangeven wat voor jou belangrijk is in het contact met jouw klanten. Je kan ons inhuren met de frequentie die bij jouw manier van werken en budget past. Je kunt ons voor vast inhuren of alleen op de momenten dat je geen tijd hebt. Je betaalt alleen voor wat je afneemt, dus je hebt de kosten zelf in de hand. Dat maakt het ook voor zzp’ers heel betaalbaar om klanten te voorzien van de beste klantenservice.

Wil je ervaren of het uitbesteden van secretariële diensten bij jouw bedrijf past? Probeer ons dan gratis en vrijblijvend 30 dagen uit. 

Wil je eerst ervaren of onze dienstverlening bij jouw bedrijf past? Probeer ons dan gratis en vrijblijvend 30 dagen uit.