Secretariële ondersteuning: wij kunnen helpen!

Van een telefoonservice weet je dat ze de telefoon voor je opnemen. Maar wist je dat ze ook secretariële ondersteuning kunnen overnemen? In dit artikel vertellen we hoe dat werkt. 

Dit is vooral handig voor bedrijven die niet groot genoeg zijn om een fulltime secretaresse / telefoniste in dienst te nemen. Of wanneer je tijdelijk vervanging zoekt wanneer jullie eigen secretaresse op vakantie is.

Secretariële ondersteuning uitbesteden 

Wat doet een secretaresse zoal op een dag? Ze beantwoordt telefoontjes, plant afspraken in en geeft boodschappen door. Allemaal werkzaamheden die een telefoonservice kan overnemen. Laten we er eens doorheen lopen:

Telefoon beantwoorden
Dit is wat een telefoonservice doet: de telefoon beantwoorden als je niet beschikbaar bent. Je wilt als bedrijf altijd klaar staan voor je klanten. Helaas draait de zaak niet vanzelf. Af en toe ben je in bespreking met klanten of collega’s. Of heb je tijd nodig om een voorstel voor een klant uit te werken. Op die momenten wil je even niet gestoord worden. Dan is het handig als iemand anders de boodschap aanneemt. Zo staan je klanten nooit voor een dichte deur. 

Telefoonnotities
Als je je telefoon doorschakelt naar een telefoonservice dan neemt een externe telefoniste voor je waar. Je kunt handmatig doorschakelen als je in vergadering bent bijvoorbeeld. Maar je kunt ook automatisch laten doorschakelen, na drie keer overgaan. Ook kun je alle telefoontjes doorschakelen tijdens de vakantie van je secretaresse. De externe telefoniste maakt notities van alle inkomende gesprekken. Deze zet ze in jullie eigen dashboard. Wanneer je weer tijd hebt, kijk je wie heeft gebeld en wat er is afgesproken.

Agendabeheer
Het inplannen van afspraken kost vaak veel tijd. Tijd die jij beter kunt gebruiken om je te richten op je eigen werk. Dit werk kun je ook uitbesteden aan een telefoondienst.

Bij BizziPhone werkt het zo dat van alle inkomende gesprekken een notitie ontvangt. Daarin kun je direct klikken op de knop ‘Terugbelverzoek’. In dat verzoek kun je de telefoniste vragen om iemand terug te bellen en een afspraak in te plannen of te verzetten. Dat scheelt jou een heleboel tijd!

Terugbellen
Die terugbelverzoeken kun je ook gebruiken voor andere doeleinden. Je kunt een eenvoudige boodschap doorgeven of een locatie of e-mailadres opvragen. Om maar even een paar voorbeelden te noemen van telefoontjes die tijd opslorpen. Deze hoef je niet per se zelf te doen. Dit kun je makkelijk uitbesteden.

Boodschappen aannemen en doorgeven
Het aannemen en doorgeven van boodschappen kan een externe telefoniste ook prima doen, zolang het via de telefoon gaat. Stel, je komt terug van een vergadering en je wilt alvast een actiepunt uitzetten bij één van je collega’s. Helaas neemt hij niet op. Mailen of appen is op dat moment onhandig, want je bent aan het rijden. Dan is het handig als de telefoniste opneemt en een notitie maakt voor je collega. Zo weet je zeker dat hij het niet vergeet. 

Professionele ondersteuning

Als je je diensten uitbesteedt, dan wil je natuurlijk wel zeker weten dat je klanten correct en professioneel worden geholpen. Daarom krijg je bij BizziPhone je eigen vaste telefoniste. Je kunt haar vooraf briefen over je bedrijf en uitleggen hoe je wilt dat klanten worden aangesproken. Voor je klanten zal het overkomen alsof ze gewoon bij jullie in vaste dienst is. 

Na elk inkomend telefoongesprek stuurt ze je een berichtje per SMS of e-mail. Zo kun je direct beoordelen of het dringend is. De notities van alle gesprekken vind je ook terug in jullie dashboard. En als jullie werken met een eigen ERP, CRM of agendasysteem, dan zetten we het daarin. Op die manier kun je het volledig integreren in je eigen workflow.

Het grote voordeel van uitbesteden

Als je je telefoondiensten en secretariële ondersteuning uitbesteedt, dan heb je geen personele verantwoordelijkheid. Dat betekent dat je niet verantwoordelijk bent voor pensioen, vakantiedagen, sociale lasten etc. 

Bovendien kun je ons inschakelen op elk gewenst moment en zo lang je wilt. Bijvoorbeeld wanneer jullie eigen secretaresse of telefoniste op vakantie is. Maar ook wanneer je geconcentreerd wilt werken of onderweg bent. Binnen 30 minuten kunnen we je aansluiten. 

Wil je eerst eens kijken of het wel iets voor je is? Je mag onze diensten gratis en vrijblijvend 30 dagen uitproberen, dus wat houd je tegen?