Een telefoniste service: hoe werkt dat precies?

Gaat jullie vaste telefoniste op vakantie of met zwangerschapsverlof? Of blijft de telefoon nu te lang rinkelen, omdat iedereen met iets anders bezig is? Dan is het tijd om een telefoniste service in te schakelen! Zij zorgen dat je klanten altijd netjes te woord worden gestaan. En dat straalt af op het bedrijf. 

Wat doet een telefoniste service?

Als je nog niet eerder met een telefoniste service hebt gewerkt, weet je misschien niet precies hoe zo’n dienst werkt. Ja, dat ze de telefoon opnemen is duidelijk. Maar dan? Komt een externe telefoniste niet onwetend over op je klanten? In dit artikel vertellen we je meer hoe zo’n telefoniste service werkt, wat je mag verwachten en welke verschillende tariefplannen er bestaan. Allereerst de verschillende diensten van een telefoniste service op een rijtje:

1. Beantwoorden van de telefoon

Een telefoon antwoorddienst neemt de telefoon voor je op. Dat kan op verschillende manieren:

• • handmatig doorschakelen
  • automatisch doorschakelen
  • na drie keer overgaan automatisch doorschakelen

Als je tijdelijk doorschakelt, dan doe je dat handmatig. Bijvoorbeeld omdat je in vergadering of onderweg bent of als de vaste telefoniste even afwezig is. Maar je kunt ook ’s avonds en in het weekend doorschakelen, als jij wilt genieten van je welverdiende rust. Ondertussen draait je klantenservice dan gewoon door. Als je weer beschikbaar bent, schakel je de telefoon terug en neem je zelf op. 

Je kunt ook direct automatisch laten doorschakelen. Bijvoorbeeld tijdens de vakantie van de telefoniste. De inkomende telefoontjes gaan dan direct door naar de telefoniste service.

Een laatste praktische mogelijkheid is automatisch laten doorschakelen na drie keer overgaan. Als je zelf te laat bent met opnemen, dan gaat het telefoontje door naar de telefoniste service. Zo bellen klanten nooit tevergeefs.

2. Telefoonnotities

Uiteraard houdt een externe telefoniste notities bij van alle inkomende gesprekken. Bij BizziPhone krijg je daarvoor beschikking over je eigen dashboard. Daarin heb je overzicht van alle gesprekken en de gemaakte afspraken. Deze notities kunnen we ook direct invoeren in jouw eigen CRM, ERP of agenda software. 

Na elk telefoontje krijg je bovendien direct een berichtje via SMS of e-mail. Dan kun je zelf beoordelen of het dringend is. 

Het bijhouden en versturen van notities doet elke telefoniste service weer anders. Kijk dus wat past bij jullie werkwijze.

3. Agendabeheer en afspraken

Sommige telefoniste services kun je ook vragen om terug te bellen. Dat kan handig zijn voor het maken van afspraken, het opvragen van informatie of het doorgeven van boodschappen. Al die telefoontjes kosten toch tijd. Als je dat kunt uitbesteden, kun je die tijd mooi gebruiken om je op je eigen werk te richten.

Wat zijn de verschillende tariefplannen? 

Telefoonservices hanteren verschillende tariefplannen. In de meeste gevallen betaal je een maandbedrag en vervolgens een bedrag per gesprek of per minuut. In onze blog Telefoonservices vergelijken: prijs per gesprek of per minuut, leggen we gedetailleerd uit wat de verschillen zijn en hoe je kunt berekenen welk tariefplan het beste bij jullie past. 

Voordat je in zee gaat met een telefoniste service, is het goed om te weten hoeveel telefoontjes je ongeveer per maand krijgt. Dat bepaalt het maandplan dat het beste bij je past. Zo weet je zeker dat je niet te veel betaalt. 

Omdat je kunt kiezen wanneer je de telefoon doorschakelt, heb je zelf in de hand hoeveel je betaalt. Op de momenten dat je wel kunt opnemen, schakel je eenvoudig weer terug.

Een kundige externe medewerker 

Als je je telefoon doorschakelt, wil je natuurlijk wel dat je klanten netjes worden opgevangen. Bij BizziPhone kun je je telefoniste vooraf inlichten over je bedrijf. Zo komt ze kundig over op je klanten. 

Je hebt je eigen vaste telefoniste. Zij wordt ondersteund door een vast supportteam, dat haar vervangt als ze afwezig is. Je klanten krijgen dus steeds dezelfde medewerker(s) aan de lijn. Als je haar steeds goed informeert over jullie organisatie, dan is het voor je klanten net of ze gewoon bij jullie in dienst is.

30 dagen gratis een telefoniste service proberen?

Klinkt het wel praktisch om je telefoon door te schakelen? Dan maken wij de beslissing helemaal gemakkelijk voor je: we bieden je vrijblijvend een gratis proefperiode van 30 dagen aan. In die tijd kun je het gemak van een telefoniste service ervaren.