Amber Prinsen

Zo behoud je een goede bereikbaarheid tijdens de zomer

2 juli 2019

Heerlijk die zomer! Lekker naar een terrasje na het werk, buiten zonnestralen opvangen tijdens de lunchpauze…. En dat zalige vooruitzicht van de vakantie die eraan gaat komen. 

Vakantiestress voor collega’s

Maar vakantie voor de een, is vaak stress voor de ander. Dat geldt zeker als degene die altijd de telefoon opneemt afwezig is. Wie neemt dat over? Collega’s krijgen dit er vaak ‘even’ bij. Past dat naast hun gewone werkzaamheden en afspraken? En, even heel eerlijk, zijn ze wel representatief genoeg om de telefoon op te nemen? 

Hoe dan ook, wil je dat klanten dezelfde service krijgen, ook als de telefoniste vakantie viert. Hoe kun je dit goed regelen?

Afspraken voor de waarnemer(s)

Natuurlijk kun je onderling afspreken wie de telefoon opneemt tijdens de vakantieperiode. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt:

  • Maak bij voorkeur 1 of 2 personen verantwoordelijk. Doe je dat niet, dan kijkt iedereen elkaar waarschijnlijk aan wie er gaat opnemen als de telefoon overgaat.
  • Wie vervangt de waarnemer als hij of zij even afwezig of niet beschikbaar is?
  • Heeft de waarnemer voldoende ruimte in zijn/haar agenda om de telefoon op te nemen?
  • Werk de waarnemer bijtijds in. Zorg dat hij of zij op de hoogte is van wat er speelt, hoe om te gaan met klachten en hoe de telefoon (en doorschakelen!) werkt. 
  • Spreek af hoe de telefoon wordt opgenomen. Wat is de standaard openingszin?
  • Hoe worden telefoonnotities bijgehouden?

Deze afspraken zijn belangrijk, omdat je professioneel wilt overkomen als bedrijf. Je wilt niet dat telefoontjes van klanten onbeantwoord blijven. Het hele bedrijf moet ervan doordrongen zijn dat de front office het visitekaartje is van het bedrijf. Daarom moeten telefoontjes altijd netjes en vriendelijk worden beantwoord. Bij voorkeur binnen drie keer overgaan.

Goed geregeld: een telefoonservice

Als je het onderling kunt regelen, is dat mooi meegenomen. Soms kan dat echter niet, omdat je ZZP’er bent, omdat je collega’s niet fulltime werken of het niet past naast hun andere werkzaamheden. Of misschien vind je ze stiekem niet zo geschikt voor dit werk.

In die gevallen kun je overwegen om het opnemen van de telefoon uit te besteden aan een telefonische antwoordservice. Je kunt zelf kiezen wanneer je doorschakelt maar je kunt de telefoon ook automatisch laten doorschakelen als er na drie keer niet is opgenomen.  

Wat je ook kiest: je kunt erop rekenen dat een professionele telefoniste de telefoon opneemt, voor een vast bedrag per maand. Zij houdt alle inkomende gesprekken bij in jullie dashboard. Daar kunnen jij en je collega’s inzien wat er is besproken en wie er eventueel teruggebeld moet worden. Omdat je haar vooraf kunt briefen over je diensten en producten, is ze volledig op de hoogte. Voor je klant is het net of ze gewoon bij jullie in dienst is.

Wil je meer weten over het uitbesteden van je telefoondiensten? Kijk dan op onze website en ga met een gerust gevoel de vakantieperiode tegemoet.

Bekijk onze mogelijkheden
Vragen over dit artikel?
Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Mark Lambooij van BizziPhone. Hij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Download onze telefoonservice informatiegids en lees alles over hoe wij jouw bereikbaarheid kunnen verbeteren.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top