Hoe is de telefonie bij jou geregeld tijdens afwezigheid?

Hoe gaat dat bij jullie als de telefoniste niet aanwezig is? Kijkt iedereen elkaar aan met een blik van ‘nu is het jouw beurt’ als de telefoon gaat? Of is het altijd dezelfde persoon die zich verantwoordelijk voelt en vervolgens moppert dat ze zo niet aan haar eigen werk toekomt? 

De klant is koning

Realiseer je je dat de klant aan de andere kant van de lijn zich ondertussen afvraagt waarom het zo lang duurt? En dat dit een impact heeft op je bedrijfsimago? Of als er wordt opgenomen, dat hij wellicht in de toon hoort of voelt dat hij stoort? Terwijl hij als klant (terecht) vindt dat hij de volle aandacht verdient. 

Want dat is natuurlijk wel belangrijk om je te realiseren: hoewel het voor de vervanger voelt alsof dat telefoontje hem afleidt van zijn werk, die klant aan de lijn vormt wel je bestaansrecht als bedrijf en is de reden waarom je werkt. Daarom zou elk telefoontje met aandacht beantwoord moeten worden. 

Onderlinge afspraken

Waarschijnlijk doet jullie telefoniste dat als de beste. Kent ze iedere klant en weet ze precies met wie ze hem moet doorverbinden. Maar zij is ook wel eens op vakantie, even lunchen, naar het toilet of een vergadering. En soms komen meerdere telefoontjes tegelijk en is ze al in gesprek.

Dan kun je onderling afspreken wie haar back-up is, maar het is voor andere medewerkers best een belasting om dit naast hun gewone werk te moeten doen. Telefoontjes tussendoor leiden behoorlijk af en dat maakt het moeilijk om je te concentreren op je werk.  

Aan de andere kant worden je klanten ook ontevreden als:

• je niet opneemt;
• de wachttijd te lang duurt;
• ze niet professioneel worden geholpen. 

Voor je het weet, loopt die potentiële klant waarvoor je veel tijd en moeite in de pitch en de offerte hebt gestopt, alsnog naar de concurrent, omdat de telefoniste net even met lunchpauze was! 

Een professionele achtervang

Gelukkig is er een eenvoudige oplossing voor deze situatie: een telefoonservice. Hierin heb je verschillende opties:

• standaard doorschakelen
• tijdelijk doorschakelen 
• na drie keer overgaan automatisch doorschakelen
• ’s avonds en/of in het weekend doorschakelen. 

Je kunt bijvoorbeeld standaard doorschakelen tijdens de vakantie van de telefoniste. Maar je kunt ook kiezen om tijdelijk doorschakelen tijdens de lunchpauze of een vergadering. En je kunt automatisch doorschakelen als de telefoon na drie keer overgaan nog niet is opgenomen. Je hoeft dus niet permanent door te schakelen. Dat scheelt, want je betaalt alleen voor de telefoontjes die worden doorgeschakeld. Zo weet je dat het betaalbaar blijft en dat klanten altijd worden opgevangen.

Onze telefonistes zijn professioneel getraind en gescreend op klantgerichtheid. Je kunt ze vooraf briefen over jullie bedrijf en hoe je wilt dat klanten te woord worden gestaan. Je hebt een eigen vaste telefoniste, dus je klanten zullen niet weten dat ze niet vast bij jullie in dienst is. 

Controle over je klantcontact

Je telefoniste bij BizziPhone houdt alle inkomende klantcontacten bij in je eigen dashboard. Of als jullie met een ander CRM of klantsysteem werken, dan maken we een koppeling. Met de meeste systemen kan dat. Zo kun je in je eigen systeem precies zien wie er heeft gebeld en welke afspraken er zijn gemaakt.

Bovendien ontvang je na elk binnenkomend gesprek een bericht via e-mail of sms. Je kunt dan zelf bepalen of je gelijk terugbelt of dat het kan wachten. Ook de telefoniste kan bij terugkomst lezen wat er is gebeurd in haar afwezigheid. 

Regelt jullie telefoniste daarnaast het inplannen van vergaderingen? Ook dat kun je uitbesteden. Je kunt terugbelverzoeken doen aan onze telefoniste. Zij belt je klant dan terug met een boodschap, bijvoorbeeld datum en tijdstip voor een vergadering. 

No stress

Kortom, het uitbesteden aan een telefoondienst neemt een hoop stress weg bij alle collega’s. Bovendien maakt het het leven van jullie telefoniste ook makkelijker. Zij hoeft niet te rennen als ze met iets anders bezig is om nog snel de telefoon op te nemen, als ze weet dat deze na drie keer automatisch wordt doorgeschakeld. 

En ten slotte is het ook goed voor de klanttevredenheid. Je klanten worden altijd vriendelijk geholpen door een professionele telefoniste.

Gratis proefperiode

Wil je ervaren hoe het is om je geen zorgen te maken over de telefoon? Kijk dan welk abonnement het beste past bij jouw bedrijf. Je mag ons bovendien gratis en vrijblijvend 30 dagen uitproberen. Zo kun je zonder verplichting eerst eens kijken hoe het werkt en of het bij jullie bedrijf past. Een goede reden om het gelijk te proberen!