Inbound bellen uitbesteden, dé oplossing bij personeelstekort

Bijna ieder bedrijf in Nederland voelt de gevolgen van het personeelstekort. Inbound bellen uitbesteden is dan een slimme manier om efficiënt om te gaan met de tijd van je eigen personeel. Zet hen in op je core business en laat het afhandelen van de telefoon en standaardvragen over aan onze professionele telefonistes. Zo blijf je optimaal bereikbaar met minimale belasting van je eigen personeel. Weten of dit voor jouw bedrijf werkt? Lees dan deze blog.

Wat houdt het in: inbound bellen uitbesteden?

Er zijn verschillende manieren om inbound bellen uit te besteden. Je kan kiezen uit drie opties:

1. je inkomende gesprekken altijd doorschakelen, 
2. alleen op de momenten dat jullie zelf de telefoon niet kunnen opnemen of 
3. als er na drie keer overgaan niet wordt opgenomen. 

Door te kiezen wat bij jullie bedrijf past, houd je zelf de kosten in de hand. 

Daarnaast kun je kiezen op welke momenten je bereikbaar wilt zijn. Alleen tijdens kantooruren of ook in het weekend en ’s avonds? Zelfs 24/7 is mogelijk. Je kan het net zo uitgebreid maken als je wilt.

Van elk inkomend gesprek maakt onze telefoniste telefoonnotities. Deze stuurt ze je direct na het gesprek per SMS, e-mail en/of WhatsApp. Net wat je voorkeur heeft. De notities vind je ook in je persoonlijke dashboard waarin je het complete overzicht hebt van alle inkomende gesprekken. Of we verwerken deze direct in jullie agenda- of CRM-systeem. Onze werkwijze past dus naadloos in jullie klantproces. 

Wie neemt je telefoon op?

Elke telefoonservice werkt anders. Bij BizziPhone vinden wij het belangrijk dat jij en je klanten contact hebben met iemand die weet wat je bedrijf doet en hoe jullie met klanten omgaan. Dat praat wel zo prettig. Daarom krijg je bij ons een vaste telefoniste. Zij (en haar back-up team) nemen altijd jouw inbound calls op. Van tevoren kun je haar briefen over het bedrijf, hoe jullie werken en andere zaken die relevant zijn. Je klanten zullen niet eens merken dat ze niet bij jullie in vaste dienst is.

Inbound bellen uitbesteden betekent geen personeelsverantwoordelijkheden

Bij BizziPhone heb je dus je eigen vaste telefoniste, maar niet de bijkomende personeelsverantwoordelijkheden. Dat betekent dat je niet door alle procedures en verantwoordelijkheden hoeft van werven en inhuren. Het betekent ook: geen stress bij uitval of vakantie. 

Die personeelsverantwoordelijkheden nemen wij. En wij nemen die heel serieus, want we zorgen dat onze telefonistes goed worden opgeleid en gecoacht on the job. Want al ziet jouw klant haar niet, een vrolijke stem maakt de dag goed. En dat straalt af op jouw imago. 

Professionele telefonistes

We selecteren onze medewerkers op geschiktheid. Daarbij letten we op hun stem en of ze begripvol en geduldig zijn. Voordat ze zelfstandig de telefoon aannemen voor onze klanten, krijgen ze een training in klantgerichtheid. Daarna gaan ze aan de slag, waarbij onze coach ze blijft volgen. Regelmatig krijgen ze trainingen die hen helpen om klanten nog beter te woord te staan. 

Extra diensten om je personeel te ontlasten

Je zult merken dat het aannemen van inbound gesprekken al veel tijd scheelt. Ongemerkt gaat er stiekem toch veel tijd zitten in telefoontjes. Maar dat geldt ook voor zaken als het inplannen of wijzigen van afspraken, het beantwoorden van standaardvragen, het opvragen van informatie of een e-mailadres. Ook daarmee kunnen wij je helpen. We geven je een kort overzicht van onze aanvullende diensten. Op onze website vind je alles over de aanvullende diensten.

Agendabeheer 

Onze telefoniste kan direct afspraken met bellers inplannen. Dit doet ze op basis van jouw instructies. Kunnen klanten bijvoorbeeld een demo, bezichtiging of kennismakingsgesprek inplannen, dan regelt ze dat gelijk.

Als na het telefoontje blijkt dat een afspraak handig is, dan kun je via de button ‘Terugbelverzoek’ vragen om een afspraak in te plannen. Deze vind je bij elke telefoonnotitie. 

Informatie opvragen of een boodschap doorgeven

Met het ‘Terugbelverzoek’ kun je onze telefoniste ook vragen om een beller terug te bellen om een boodschap door te geven. Of logistieke zaken te regelen, zoals het opvragen van een adres, de notulen van de laatste vergadering of het aanvragen van een parkeerplek.

Afstemmen met collega’s

Het doorgeven van een bericht is niet alleen handig voor externen. Ook voor collega’s kan het handig zijn. Als jij bijvoorbeeld in de auto zit en je kan even niet typen, dan kan het handig zijn als onze telefoniste contact opneemt met je collega. Stel dat hij of zij in gesprek is en jij moet door maar je hebt wel dringend informatie nodig. Of wanneer je na een klantbezoek iets wilt doorgeven en je zeker wilt weten dat je het niet vergeet. Want als je direct weer doorgaat naar een ander gesprek, dan schiet dat er weleens bij in, toch? 

Inbound bellen uitbesteden op maat voor jouw bedrijf

BizziPhone is geen groot callcenter. En dat vinden we zelf wel zo prettig want juist door onze kleinschaligheid kunnen wij onze klanten persoonlijk bedienen. We werken met vaste basispakketten. Daarmee kies je wat het beste bij jullie budget past. Tijdens de briefing maken we het persoonlijk en kun je aangeven wat voor jullie bedrijf belangrijk is. Zo houden we jullie klantenervaring uniek en specifiek voor jouw bedrijf. 

Om te kijken of het uitbesteden van inbound bellen bij jouw bedrijf past, mag je ons gratis en vrijblijvend 30 dagen uitproberen. Ook daarna kun je op elk moment opzeggen. Ben je er klaar voor? probeer het dan 30 dagen gratis en vrijblijvend uit!