Amber Prinsen

Het belang van een professionele voicemail

28 april 2020

Je voicemail kan het eerste zijn dat een potentiële klant van je hoort. Die boodschap bepaalt dan direct het imago van je bedrijf. Daarom is een professionele voicemail heel belangrijk. We geven je een aantal tips, waar je misschien zelf nog niet aan had gedacht. 

To-the-point

Als iemand je voicemail aan de lijn krijgt, dan hangt diegene al even aan de telefoon. Het is op dat moment inmiddels duidelijk dat je de telefoon niet kunt opnemen, dus houd je boodschap kort en krachtig. 

Vermeld duidelijk je naam en je bedrijfsnaam. Dan weet de beller zeker dat hij goed zit.

Overigens geldt to-the-point zijn ook als je zelf een voicemail inspreekt van iemand anders. Gewoon kort je naam en telefoonnummer en waarom je belt in 1 of 2 zinnen. De rest kun je tijdens het gesprek zelf bespreken. 

Achtergrondrumoer

Aan de telefoon klinkt achtergrondgeluid vaak duidelijker. Daarom ben je je er zelf niet altijd van bewust. Sommige mensen spreken hun voicemailbericht in terwijl ze in de auto zitten. Dat lijkt handig, als je toch even moet wachten en in de auto lijkt het stil maar er is vaak meer achtergrondgeluid dan je denkt.

Luister altijd even je voicemail na, nadat je deze hebt ingesproken, om te controleren of er geen storende achtergrondgeluiden zijn.

Houding

Je houding bepaalt hoe je stem klinkt. Dat klinkt misschien raar, maar spreek maar eens iets in terwijl je half onderuit hangt en terwijl je rechtop zit. Je zult het verschil horen. Als je rechtop zit klinkt je stem helderder, en daardoor professioneler. 

Kies een stoel waarin je rechtop kunt zitten. Haal een paar keer diep adem en spreek dan je voicemail bericht in.

Glimlach

Net als je houding klinkt ook een glimlach door in je stem. Je hebt dat zelf vast wel eens ervaren als je werd gebeld door een call center. Je hoort direct wie er plezier heeft in zijn werk en wie er voor het geld zit. 

Als jij trots bent op je bedrijf, laat dat gevoel dan doorklinken in je stem: spreek de boodschap in met een glimlach op je gezicht. 

Opschrijven

Een goede en to-the-point boodschap inspreken kan best lastig zijn. Je vergeet toch nog iets, waardoor de boodschap uiteindelijk te lang wordt en er een ‘uh’ tussendoor klinkt. Het helpt als je je bericht eerst opschrijft. Doe dit wel een paar keer voor je echt opneemt. Als je het echt voorleest, klinkt het ook niet natuurlijk. Na een paar keer wordt het al natuurlijker.  

Schrijf je voicemail bericht op en lees deze voor vanaf papier.

Voorbeeldboodschappen

Weet je niet wat je in moet spreken? Hieronder geven we je een aantal voorbeeldteksten ter inspiratie. 

Voorbeeldtekst 1
“Goedendag. Dit is de voicemail van <jouw naam> van <bedrijfsnaam>. Ik kan op dit moment de telefoon niet opnemen. Als u uw naam en telefoonnummer inspreekt, bel ik u zo snel mogelijk terug.”

Voorbeeldtekst 2
“Hi, dit is de voicemail van <jouw naam> van <bedrijfsnaam>. Ik ben op dit moment niet bereikbaar, maar als je je naam en telefoonnummer achterlaat, dan bel ik je later vandaag terug. Dank je wel en tot snel.”

Voorbeeldtekst 3
“Hallo, dit is de voicemail van <jouw naam> van <bedrijfsnaam>. Ik kan nu even niet mijn mobiel opnemen. Als je me een Whatsapp berichtje stuurt of je naam en telefoonnummer spreekt, neem ik zo snel mogelijk contact met je op. Fijne dag!”

Niet te joviaal

In bovenstaande voorbeeldteksten gebruiken we ‘hi’ en ‘hallo’ als begroeting. Zo’n begroeting kan erg joviaal overkomen. Het hangt er vanaf hoe je het uitspreekt. Je kunt het wel gebruiken, maar articuleer dan duidelijk en spreek het niet uit alsof je je vriend in de kroeg tegenkomt. Vraag voor de zekerheid aan een collega hoe zij het vinden klinken.

Wil je zeker zijn dat je niet te joviaal overkomt? Houd het dan op ‘goedendag’. 

In laten spreken door een professional

Als je echt een professionele voicemail wilt, dan kun je je bericht ook laten inspreken door een professional. Zij hebben de juiste tone-of-voice en een goede telefoonstem. Met jouw input weten ze welke stijl past voor jouw boodschap. 

Een externe professional je voicemail laten inspreken is zo gebeurd en maakt direct een professionele indruk op je bellers.

Professionele telefonistes

De ervaren telefonistes van BizziPhone kunnen dit voor je doen.  Je hebt keuze uit een mannelijke of vrouwelijke stem én je kunt kiezen in welke taal je de voicemail wilt ontvangen. Ook zijn onze voicemails onbeperkt aanpasbaar. Je hebt dus altijd de optie om de ingesproken tekst te laten wijzigen

Alle voicemails krijg je als audiobestand toegestuurd naar je e-mail. Ben je er klaar voor? Vraag dan jouw persoonlijke voicemail op maat aan!

Lees meer over onze voicemail dienst

Vragen over dit artikel?
Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Mark Lambooij van BizziPhone. Hij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Download onze telefoonservice informatiegids en lees alles over hoe wij jouw bereikbaarheid kunnen verbeteren.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top