Telefoonbeantwoording door een telefoonservice

Zou het niet fijn zijn als je af en toe gewoon even ongestoord kunt doorwerken? Zonder telefoontjes tussendoor die je uit je concentratie halen? Denk dan eens aan telefoonbeantwoording door een professionele telefoonservice.

Welkom, klanten!

Je wilt zoveel mogelijk klaarstaan voor je klanten. Je wilt bereikbaar zijn als ze vragen hebben. Tegelijkertijd wil je ze de volle aandacht geven als je met ze in bespreking zit. Dat geldt ook wanneer je een voorstel voor ze uitwerkt. Je kunt dus onmogelijk op elk moment klaarstaan voor elke individuele klant.

Om je klanten toch altijd het gevoel te geven dat ze van harte welkom zijn, kun je op die momenten je telefoon doorschakelen naar professionele telefonistes. Zij vangen hun vragen op en beantwoorden deze voor zover mogelijk.

Professionele telefoonbeantwoording

Als je nog niet eerder met een telefoonservice hebt gewerkt, heb je ongetwijfeld vragen over hoe telefoonbeantwoording werkt. In dit artikel geven we zoveel mogelijk antwoord op je vragen.

Een telefoonservice neemt voor jou de telefoon op wanneer je dat zelf niet kunt. Een externe, professionele telefoniste beantwoordt het gesprek en maakt notities in jouw eigen dashboard. Zo houd je overzicht op alle inkomende gesprekken. De telefoniste is getraind in klantcontacten en is geselecteerd op een prettige telefoonstem. Je kunt er zeker van zijn dat ze een professionele indruk maakt op je klanten.

Een goed geïnformeerde telefoniste

Daarvoor moet de externe telefoniste natuurlijk wel op de hoogte zijn van jouw bedrijf. Daarom kun je haar vooraf briefen over je producten of diensten. Ook kun je haar vertellen over hoe jullie omgaan met de klant, zodat ze daarop kan aansluiten. Als er in de loop van de tijd zaken wijzigen, kun je dit melden in het dashboard. Zo is zij altijd geïnformeerd. Dit is wel zo prettig voor klanten. Voor hen is het vervelend als ze een onwetende telefoniste aan de lijn krijgen. Als je je telefoniste steeds goed informeert, zal het voor klanten lijken alsof ze gewoon bij jullie in dienst is.

Doorschakelmogelijkheden

Je kunt zelf doorschakelen wanneer je dat praktisch vindt. Er bestaan verschillende mogelijkheden:

Handmatig
Bijvoorbeeld als je onderweg bent of in vergadering.
Altijd
Wanneer de vaste telefoniste op vakantie is bijvoorbeeld.
Automatisch, na drie keer overgaan
Als je dit instelt, weet je zeker dat je nooit een telefoontje misloopt omdat je te laat bent.

Maximale bereikbaarheid

Bereikbaarheid is heel belangrijk voor klanten. Als je de telefoon niet opneemt, dan zullen de meeste klanten niet meer terugbellen. Een slechte telefonische bereikbaarheid kan geld kosten.

Door de telefoonbeantwoording uit te besteden, ben je maximaal bereikbaar. Dat geldt niet alleen tijdens kantooruren, maar ook daarbuiten. Zo zijn wij op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 22.00 uur en in het weekend van 9.00 uur tot 17.00 uur.

Je kunt zelfs een apart avond- en weekendabonnement bij ons afsluiten. Dan kun jij genieten van je welverdiende rust, terwijl je klanten netjes worden opgevangen.

Overzicht in alle inkomende klantcontacten

Als je je telefoon naar ons doorschakelt, dan stuurt onze telefoniste je na elk inkomend gesprek een bericht per SMS en/of e-mail. Dan kun je beoordelen of je gelijk wilt terugbellen. Ook zet ze deze notities in je eigen dashboard. Daar heb je een compleet overzicht van alle inkomende gesprekken.

Als jullie werken met een eigen CRM, ERP of agendasoftware, zetten we het direct daarin. Onze telefoondienst kan naadloos integreren met jouw workflow.

Flexibiliteit

BizziPhone biedt contracten die dagelijks opzegbaar zijn. Als er iets verandert, ben je flexibel om je contract aan te passen of op te zeggen.

Je bent zeker flexibeler dan met een telefoniste in vaste dienst, want je hebt geen personeelsverantwoordelijkheden. Je hoeft geen sociale lasten af te dragen of vervanging te zoeken als ze op vakantie is. Dat maakt het onderaan de streep een stuk goedkoper.