Effectief vergaderen? Lees onze tips!

We vergaderen heel wat af met zijn allen. Gemiddeld zitten Nederlanders per maand bijna 30 uur in vergadering. Dat is nodig om werk te verrichten, maar niet alle vergaderingen zijn even effectief. Maar liefst 85% van de werknemers geeft aan dat ze aan hun bureau productiever zijn dan tijdens vergaderingen. Dat is zonde van de tijd en het geld! Daarom geven wij een checklist met tips om effectief te vergaderen.

Tip 1. Vermijd afleiding

Zorg dat niemand tijdens de vergadering wordt afgeleid door mailtjes en telefoontjes. Vraag alle aanwezigen vooraf hun telefoon in te leveren of achter te laten op hun bureau. Zo is iedereen erbij met zijn gedachten en kun je effectief vergaderen.

Om je klanten in die tijd toch de beste service te bieden, schakel je de telefoon eenvoudig door naar een professionele antwoorddienst. Zij beantwoorden zolang de telefoon en brengen jou achteraf op de hoogte van de inkomende gesprekken.

Tip 2. Goed voorbereiden

Voorbereiding is het halve werk. Als iedereen goed is ingelezen en weet waar het over gaat, dan kun je sneller tot beslissingen komen en afspraken maken. Zorg daarom dat iedereen ruim op tijd de agenda heeft en beschikt over alle noodzakelijke documenten. Blijkt tijdens de vergadering dat mensen zich niet hebben voorbereid? Schort de vergadering dan op, zodat het niet ten koste gaat van degenen die zich wel hebben ingelezen.

Wil je wat extra tijd om je voor te bereiden, maar zou je nog een klant terugbellen? Wanneer je gebruikmaakt van onze antwoorddienst kun je jouw persoonlijke telefoniste een terugbelverzoek doen. Zij belt de klant dan voor jou om een afspraak in te plannen of een boodschap door te geven. Lekker efficiënt. Zo heb jij extra tijd om je goed voor te bereiden op de vergadering.  

Tip 3. Is de vergadering noodzakelijk?

Vraag je voorafgaand aan de vergadering af of deze noodzakelijk is en wat het doel is.

Er zijn van die vergaderingen die enthousiast aan het begin van een project wekelijks worden ingepland om de voortgang erin te houden. Als vervolgens elke week dezelfde actielijst wordt doorgenomen, zonder dat er iets is veranderd in de status, dan is de vergadering niet effectief. In dat geval kan de projectmanager beter een-op-een overleggen met degene die verantwoordelijk is voor de actie. Om de voortgang van een project in zijn geheel te bewaken, zijn er allerlei handige digitale projectsystemen en apps.  

Tip 4. Staand vergaderen

Steeds vaker zie je staande vergaderingen. Omdat dat minder comfortabel is dan zittend vergaderen, zijn de aanwezigen meer geconcentreerd. Daardoor vergaderen ze korter. Bovendien is het ook goed voor je gezondheid. Zeker als je een baan hebt waarin je veel zit.  

Tip 5. Zijn alle deelnemers noodzakelijk (gedurende de hele vergadering)?

Bekijk van tevoren wie er aanwezig moeten zijn en bij welk agendapunt. Ga ook na of het voor de deelnemers duidelijk is wat er van ze wordt verwacht. Als iemand alleen aanwezig is voor een bepaald agendapunt, plan deze dan zo vroeg mogelijk in de vergadering en sta toe dat de persoon daarna vertrekt. Zo houd je iedereen beter bij de les.

Tip 6. Respecteer vergaderdiscipline

Er zijn een aantal vergaderdisciplines die helpen bij effectief vergaderen. Iedereen kent ze, maar ze worden niet altijd strak opgevolgd. Toch helpen ze om een vergadering in goede banen te leiden.

Dit zijn de belangrijkste disciplines:

• Voorbereiden
  De organisator is een kwartier van tevoren aanwezig om alles in orde te maken, zodat er gelijk kan worden gestart.
• Voorzitter
  Benoem een voorzitter die de discussie leidt.
• Stipt
  Kom op tijd (en verspil zo niet andermans tijd).
• Agenda
  Zorg voor een goede agenda. Maak niet automatisch een kopie van de vorige, maar bedenk wat echt relevant is.
• Notulen
  Leg vast wat er wordt afgesproken.
• Maximaal 1,5 uur
  Langer dan 1,5 uur vergaderen is niet effectief. Indien langer nodig is, plan dan tussentijds een pauze in.
• Geen discussies
  Ga niet diep op discussies in tijdens een vergadering. Noteer deze en voer de discussie met de benodigde mensen in een apart overleg.  

Tip 7. Opvolgen (voor je verdergaat)

Je vergadert om samen een doel te verwezenlijken. Het opvolgen van een vergadering is daarom minstens zo essentieel. Volg een vergadering daarom altijd op voordat je naar de volgende vergadering gaat of voordat je verdergaat met je eigen werk. De kans bestaat anders dat je het vergeet. Voor de punten die meer tijd kosten, plan je het beste al direct to do’s in. Dat zorgt voor rust.

Laat je ook tijdens het opvolgen van de vergadering nog even niet afleiden en houd je telefoon doorgeschakeld. Dat geldt ook op de tijdstippen dat je werkzaamheden moet uitwerken. In en uit concentratie komen, kost namelijk meer tijd dan later terugbellen.

Zo ben je niet alleen tijdens de vergadering, maar ook daarna zo efficiënt mogelijk!

Effectief vergaderen? Focus!

Effectief vergaderen is een kwestie van focussen. Als iedereen geconcentreerd is, dan kunnen vergaderingen sneller worden afgerond. Zorg daarom dat er geen afleidingen zijn en schakel de telefoon door naar een antwoordservice.

Bij BizziPhone krijg je je eigen vaste telefoniste, die op de hoogte is van jouw bedrijf. Voor klanten is het alsof ze bij jou in dienst is. Zo geef je je klanten de beste service, terwijl jij zelf efficiënt je tijd gebruikt.

Meer weten over onze telefoonservice of wil je onze dienst direct 30 dagen gratis proberen?