De voordelen van een telefoniste op afstand

Ben je op zoek naar een telefoniste voor je bedrijf? Heb je weleens gedacht aan een telefoniste op afstand? Onze telefoondienst kun je inschakelen naar behoefte en wanneer je wilt. Je hebt geen personeelsperikelen zoals ziekte, verlof, pensioen, werkgeverslasten etc. Wel bieden we je een vaste telefoniste die kennis heeft van jouw organisatie! We leggen je graag uit wat je van een telefoniste op afstand mag verwachten en wat de voordelen zijn.

Het belang van telefonische bereikbaarheid

Eerst even over het belang van telefonische bereikbaarheid: hoewel steeds meer klantcontact digitaal gaat, via e-mail en WhatsApp, zijn niet alle vragen geschikt om digitaal af te handelen. Bovendien geeft telefonisch contact je bedrijf meer een gezicht, of eigenlijk een stem. En branding en persoonlijk contact zijn essentieel voor het succes van je bedrijf. 

Natuurlijk is een telefoniste in vaste dienst nemen voor sommige bedrijven te kostbaar. Zeker als er niet altijd genoeg werk is. Een telefoniste op afstand is dan een efficiënte oplossing om toch een persoonlijke uitstraling te geven. Zeker als je je eigen vaste telefoniste hebt. Daarover zo meer.

Wat is een telefoniste op afstand?

Een telefoniste op afstand is een professionele medewerker die vanuit een externe locatie de inkomende telefoongesprekken voor je bedrijf afhandelt. Deze virtuele receptioniste is speciaal opgeleid om jouw klanten op een vriendelijke en professionele manier te woord te staan. Ze kunnen veel vragen zelfstandig afhandelen of direct doorverbinden naar de juiste persoon.

Jouw vaste telefoniste

Als je gebruikmaakt van onze telefoonservice, dan koppelen we je aan een telefoniste met een vast supportteam. Dat heeft veel voordelen. Je klanten krijgen in principe altijd dezelfde telefoniste aan de lijn. Als zij even niet beschikbaar is, dan valt iemand van haar eigen vaste supportteam in. Zo hebben jouw klanten altijd dezelfde mensen aan de telefoon. Ze zullen denken dat zij bij jou in dienst is.

Onze telefoniste (en haar back-upteam) hebben namelijk kennis over jouw bedrijf in huis. Want voordat we gaan samenwerken, kun je haar briefen. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn, kun je op elk moment je telefoniste hierover inlichten. Met die informatie staat ze je klanten altijd goed te woord en dat maakt een professionele indruk. In de ogen van je klant is zij gewoon onderdeel van jouw team.

Voordelen van een telefoniste op afstand

Het inschakelen van een telefoniste op afstand biedt verschillende voordelen voor jouw bedrijf:

1. Kostenbesparing: door gebruik te maken van een telefoniste op afstand, bespaar je op de kosten van het aannemen van een fulltime receptioniste. Je betaalt alleen voor de daadwerkelijk afgehandelde gesprekken, wat vaak goedkoper is dan het salaris van een vaste medewerker.
2. Geen personeelsverantwoordelijkheid: omdat de telefoniste niet bij jou in dienst is, heb je geen zorgen over werkgeverslasten, pensioen en dergelijke. Bovendien hoef je niet op zoek naar vervanging bij ziekte of verlof.
3. Goede bereikbaarheid en klanttevredenheid: een telefoniste op afstand is de garantie voor goede bereikbaarheid en dat draagt bij aan een betere klanttevredenheid. Niemand wordt blij van een bedrijf dat niet of slecht te bereiken is, of waar je lang in de wacht staat, toch? Je kunt kiezen voor standaard bereikbaarheid doordeweeks van 8.00 tot 17.00 uur, of uitbreiden naar 22.00 uur ‘s avonds en in het weekend van 9.00 tot 17.00 uur. Jouw keus!
4. Flexibiliteit: een telefoniste op afstand kun je op elk moment van de dag inschakelen, waardoor je verzekerd bent van optimale bereikbaarheid. Dit is vooral handig tijdens vakantieperiodes, ziekte of piekmomenten. Je kiest zelf wanneer je doorschakelt en betaalt alleen voor de telefoontjes die wij afhandelen.
5. Professionele uitstraling: een goed opgeleide telefoniste op afstand zorgt voor een professionele uitstraling van je bedrijf. Klanten krijgen altijd een vriendelijke en deskundige medewerker aan de lijn, wat bijdraagt aan een positieve klantervaring.
6. Tijdsbesparing: door het uitbesteden van je telefoonbeheer aan een telefoniste op afstand, houden jij en je team meer tijd over voor jullie kernactiviteiten. Jullie kunnen je concentreren op waar jullie goed in zijn, terwijl onze telefoniste doet waar zij voor is opgeleid: op een efficiënte en vriendelijke manier alle inkomende gesprekken afhandelen.

Telefoonservice op maat

Je telefoonservice kun je zelf inrichten. Daarvoor heb je de volgende keuzemogelijkheden: 

• automatisch altijd doorverbinden
• automatisch doorverbinden na drie keer overgaan
• handmatig doorverbinden

Zo kun je onze telefoonservice aanpassen aan de piekmomenten van jouw bedrijf. Na elk gesprek ontvang je een e-mail, WhatsApp of sms met een samenvatting van het gesprek, zodat je altijd op de hoogte bent van wat er speelt. Ook zetten we de notitie in je persoonlijke dashboard of in jullie eigen CRM, ERP of agendasoftware. 

Is een telefoniste op afstand iets voor jouw bedrijf?

Lijkt het je wel makkelijk om je telefoondienst uit te besteden? Kijk dan naar de pakketten die we aanbieden.

Ben je nog niet volledig overtuigd? Lees dan wat anderen zeggen over het uitbesteden van hun telefoondienst aan ons. Je krijgt bij ons sowieso een gratis proefperiode van 30 dagen!