1. Wees (nog) beleefd(er dan in het Nederlands)
In een zakelijk telefoongesprek kun je beter te beleefd dan te informeel zijn.
Dat geldt zeker als je Engelsen aan de lijn krijgt. Ze zijn veel beleefder dan
wij Nederlanders. Hoewel het in onze oren misschien wat overdreven klinkt, kun
je beter je zinnen zo beleefd mogelijk formuleren. Dat komt op hen beter over.
Gebruik woorden als: could, would, may, can aan het begin van een vraag en
sluit af met please of antwoord met thank you of you’re welcome.
Bijvoorbeeld: May I speak to Mr./Mrs. xxx, please?
2. Telefoon opnemen
Als je de telefoon opneemt, zeg je, net als in het Nederlands, eerst
Goedemorgen, Goedemiddag, dan de naam van het bedrijf en je eigen naam. In
het Engels is de uitdrukking hiervoor: <eigen naam> speaking.
Bijvoorbeeld: Good morning/afternoon/evening, Royalty Real Estate, this is
Amber speaking.
De ander zal dan antwoorden met: Hello, this is <naam>, calling for
<naam van je collega>.
3. Doorverbinden
Om zeker te weten dat je doorverbindt met de juiste persoon, kun je vragen:
May I ask what it is about?
De uitdrukking voor doorverbinden in het Engels is to put through or transfer.
Vertel altijd duidelijk aan degene die belt met wie je gaat doorverbinden.
Bijvoorbeeld: Just a moment, please. I will put you through you to Mr./Mrs.
<name>.
Als de persoon niet beschikbaar is, vertel dan waarom je niet kunt
doorverbinden en vraag of de persoon in kwestie mag terugbellen. Dat kan
bijvoorbeeld door te zeggen: I am afraid Mr. xx is busy at the moment. May I
ask him to call you back?
4. Zorg voor duidelijkheid
Maak je niet druk als je Engels niet vlekkeloos is. De andere partij weet dat
ze met een Nederlands bedrijf bellen en zijn al blij dat iemand ze in het
Engels te woord kan staan. Het belangrijkste is dat jullie elkaar begrijpen.
Spreek daarom langzaam en duidelijk. Als je een naam niet hebt verstaan, vraag
dan of de beller deze voor je wilt spellen. Dan kan het handig zijn om het
Engelse of het internationale telefoonalfabet bij de hand te hebben. Als je
deze niet vaak gebruikt, print hem dan uit en hang hem op. Zo kun je er altijd
op spieken als je ineens in het Engels moet spellen.
Standaardzinnetjes die je kunt gebruiken als iets niet duidelijk is, zijn:
Sorry, I didn’t quite catch that. Would you be so kind as to repeat it again?
Could you spell that for me, please?
I cannot hear you very well. Can you speak a bit louder, please?
Let me repeat that, to make sure I got that right.
I am afraid I don’t understand what you are saying. Can you tell me again
(in other words)
5. Goed afsluiten: a lasting impression
Goed afsluiten is belangrijk. Daarna heb je namelijk niet meer de kans om het
beeld van de klant te beïnvloeden. En natuurlijk wil je een lasting impression
achterlaten. Vat daarom samen wat je hebt afgesproken en herhaal eventueel
data, namen of telefoonnummers om zeker te weten dat je alles goed hebt
begrepen. Sluit ten slotte af met de vraag: Is there anything else I can help
you with? of Thank you for calling. Have a nice day, Mr./Mrs. xxx.
Een professional is altijd goed voorbereid
Als je niet elke dag Engels spreekt, is het even schakelen om in het Engels
de telefoon op te nemen. Daarom is het goed om wat standaardzinnetjes voor te
bereiden, zodat je altijd netjes de telefoon kunt opnemen in het Engels. De
meest voorkomende zinnen uit een telefoongesprek vind je op deze pagina. Je
kunt ook af en toe eens op een collega oefenen. Door jezelf goed voor te
bereiden, kom je professioneel over. Als jij de meest gebruikte zinnetjes al
onder de knie hebt, dan zullen buitenlandse klanten je zien als een
internationaal bedrijf.
Laat je het liever aan de echte professionals over? Denk dan eens aan het
uitbesteden van je telefoondiensten. De telefonistes van BizziPhone zijn
getraind in het opnemen van de telefoon in het Engels en in de algemene
telefoonetiquette. Bovendien krijg je je eigen vaste telefoniste die op de
hoogte is van jouw bedrijf.
Wil je meer weten over onze telefoonservice of onze dienst gratis eerst 30
dagen proberen?
