X
Amber Prinsen

Ons concept van de persoonlijke telefoniste

20 december 2021

De telefoniste is het visitekaartje van je bedrijf. Klanten en relaties krijgen haar als eerste aan de lijn. Zij bepaalt daardoor voor een belangrijk deel de uitstraling van de organisatie. Voor kleinere bedrijven is het echter niet altijd lonend om een vaste telefoniste in dienst te nemen. In dat geval kun je je telefoon uitbesteden aan een telefoonservice. Ben je bang dat het dan onpersoonlijk wordt? Niet met ons concept van de persoonlijke telefoniste!

Het gemak van een telefoonservice

Een telefoniste in dienst nemen brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Je moet sociale lasten afdragen, een werkplek inrichten, pensioenpremie afdragen en vervanging zoeken tijdens vakantie of ziekte. Als er genoeg werk is voor de telefoniste, dan is dat de moeite waard. Maar kleinere bedrijven ontvangen meestal niet zoveel telefoontjes. Dan levert het inhuren meer werk op dan gemak. 

De telefoon laten opnemen door een werknemer die ook ander werk uitvoert, werkt in de praktijk meestal niet goed. Een mens kan zich maar op één ding tegelijk focussen. Ook klanten horen het als er niet met volle aandacht wordt opgenomen. Dat geeft niet het gevoel van ‘klant is koning’, maar eerder het gevoel van ‘sorry dat ik stoor’. Dat is niet wat je wilt uitstralen als bedrijf. 

Uitbesteden aan een telefoonservice is een goede oplossing. Je schakelt de telefoon dan standaard door op de momenten dat er niemand beschikbaar is. 

Je eigen telefoniste op afstand

Het principe van telefoondiensten is overal hetzelfde: zij nemen de telefoon voor je op. De invulling van de verschillende aanbieders is wel anders. BizziPhone is uniek in het concept van de persoonlijke telefoniste. Dat houdt in dat je je eigen telefoniste op afstand hebt. 

Wanneer jij je bij ons aanmeldt, wijzen wij je een vaste telefoniste toe. Zij zal altijd de telefoon voor jullie opnemen. Zij heeft een vast team achter zich, voor de momenten waarop zij niet beschikbaar is. Je klanten horen dus altijd één of twee dezelfde stemmen. 

Om te zorgen dat zij klanten goed helpt, geef je haar vooraf een briefing over je bedrijf. Daarin vertel je wat jullie doen en hoe jullie omgaan met klanten. Mocht er iets spelen waarover je telefoontjes verwacht, bijvoorbeeld een beurs of nieuws dat betrekking heeft op je business, dan kun je die toevoegen aan je briefing in het dashboard. De telefoniste is daarmee altijd goed geïnformeerd. 

Bellers horen dus niet alleen steeds dezelfde stem, maar omdat de telefoniste op de hoogte is, komt ze over alsof ze gewoon bij jullie in dienst is. Klanten zullen niet weten dat het een externe telefoniste is. Zo heb je voor een heel betaalbaar bedrag toch een eigen vaste telefoniste ‘in dienst’.

Wat kan onze telefoniste (nog meer) voor je doen?

Onze telefonistes sturen je na elk inkomend gesprek een notitie via WhatsApp, e-mail en/of SMS. Wat jouw voorkeur heeft. Daarnaast zetten ze de notities in je persoonlijke dashboard. Daar vind je een gespreksverslag en heb je volledig overzicht over alle inkomende gesprekken. Het dashboard geeft ook inzicht in je maandelijks verbruik en een overzicht van veelgestelde vragen en jouw voorkeursantwoorden.

Behalve het opnemen en noteren van inkomende telefoongesprekken, kan je onze telefoniste ook vragen voor aanvullende diensten. Zo kun jij je tijd efficiënt gebruiken. 

Terugbelverzoek

Vanuit de gespreksverslagen kun je direct een terugbelverzoek aanvragen. De telefoniste belt dan de persoon in kwestie terug met jouw instructies. Dat kan handig zijn om een afspraak in te plannen of informatie op te vragen. 

Doorverbinden

Vind je het handig dat een telefoniste alle telefoontjes opvangt, maar wel doorverbindt naar de juiste persoon? Ook dat doen we graag voor je. Het voordeel is dat medewerkers alleen gestoord worden als het echt relevant voor ze is. 

Agendabeheer

Je kunt onze telefoniste ook vragen om mensen terug te bellen om afspraken in te plannen, te verzetten of te annuleren. Dit soort telefoontjes kosten vaak ongemerkt veel tijd. Door dit uit te besteden, kun jij je focussen op de zaken die jouw aandacht vragen. 

Voicemail

Voor een professionele uitstraling kun je onze telefoniste ook jullie voicemail laten inspreken. Op die manier horen klanten altijd dezelfde stem. 

Betere klantenservice

Onze telefoonservice kun je inschakelen wanneer je wilt. Ook ’s avonds en in het weekend. Zo ben je optimaal bereikbaar en staan je klanten nooit voor een dichte deur.

Kortom, met een telefoonservice til je je klantenservice naar een hoger niveau. En met een eigen vaste telefoniste op afstand maak je helemaal een professionele indruk. Als verlengstuk van je bedrijf zul je zien dat zij het contact met je klanten verbetert. 

Ben je benieuwd of dit een goede oplossing is voor jullie organisatie? Probeer ons dan nu 30 dagen gratis uit.

Bekijk onze mogelijkheden

Vragen over dit artikel?
Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Mark Lambooij van BizziPhone. Hij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Download onze telefoonservice informatiegids en lees alles over hoe wij jouw bereikbaarheid kunnen verbeteren.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top