X

Flexibel en klantgericht met een telesecretariaat op afroep

  • 3 minuten
  • Amber Prinsen

Als ondernemer wil je maximaal bereikbaar zijn voor klanten, je afspraken altijd netjes opvolgen én de tijd nemen als een klant belt. Een mooi streven, maar in de praktijk niet haalbaar. Want als je in gesprek bent met een klant, wil je die alle aandacht geven. Dat kan de beller natuurlijk niet zien. Met een telesecretariaat, een secretariaat op afstand, kun je wel zorgen dat klanten altijd iemand aan de lijn krijgen. En als je weer tijd hebt, bel je ze terug zodat ze alle aandacht krijgen die ze verdienen. 

Nieuwsgierig geworden? Lees dan hier wat je mag verwachten van een telesecretariaat.

Telesecretariaat: jouw eigen vaste secretaresse op afstand

Bij BizziPhone heb je je eigen telefoniste op afstand. Zij neemt de telefoon voor je op als je niet beschikbaar bent. Ook kan ze je agenda beheren en afspraken voor je inplannen of verzetten, of ontbrekende informatie opvragen. Allemaal klusjes die een belangrijk onderdeel zijn van je dienstverlening. Want als je zorgvuldig werkt en je afspraken nakomt, heeft dat een positief effect op je imago. 

Natuurlijk wil je je klanten niet zomaar aan iedereen overdragen. Daarom werken wij met een vaste telefoniste. Voor ze aan de slag gaat, brief je haar over jouw bedrijf en hoe je wilt dat klanten aangesproken worden. Omdat klanten altijd dezelfde telefoniste aan de lijn krijgen, is het voor hen alsof zij in vaste dienst is. 

Alle aandacht voor je klant

Onze telefonistes worden geselecteerd op een goede telefoonstem en klantvriendelijkheid. Op het callcenter krijgen ze een training in gesprekstechnieken. Ook daarna blijft onze coach ze regelmatig volgen om te zorgen dat alle gesprekken van goede kwaliteit zijn. Komen ze er even niet uit? Dan kunnen ze altijd hun supervisor om hulp vragen. Professioneler wordt het niet.

Of toch wel? Onze telefonistes nemen namelijk binnen drie keer overgaan op en hebben altijd de volle aandacht voor je klant. Daarmee maak je een betere indruk dan wanneer je zelf gehaast opneemt. Bovendien maken zij gelijk notities die ze in je persoonlijke dashboard zetten. Dat is voor jou lastiger als je bezig bent met iets anders of in de auto zit. De kans is daarmee kleiner dat je iets vergeet.

Je persoonlijke dashboard 

Je kan doorschakelen wanneer je wilt: altijd, handmatig of automatisch na drie keer overgaan. Na elk telefoontje stuurt onze telefoniste je een WhatsApp bericht, SMS en/of mail. Net wat je voorkeur heeft. De telefoonnotities vind je ook terug in je dashboard. Daar heb je een compleet overzicht wie contact heeft gezocht en wie je eventueel nog moet terugbellen. In het dashboard kun je ook gelijk een terugbelverzoek doen waarin je onze telefoniste instructies geeft om met iemand een afspraak te maken of informatie op te vragen. Het dashboard is de spil van je telesecretariaat. 

Werk je liever met je eigen ERP-, CRM- of agendasysteem? Dan sturen we updates van onze werkzaamheden direct naar de tool die je intern gebruikt. Of dat nu Slack, Salesforce of HubSpot is. Als jouw applicatie gebruik maakt van webhooks of over een API beschikt, dan kunnen wij daarmee makkelijk integreren. De meeste applicaties kennen we van binnen en van buiten. Zo niet, dan leren we het gewoon. Zo past onze dienst moeiteloos in jouw bedrijfsproces.

Verhoog je bereikbaarheid met een telesecretariaat

Een telesecretariaat kun je inzetten als je in vergadering of onderweg bent, of wanneer je je wilt concentreren. Maar ook tijdens vakantie of ziekte van je vaste telefoniste. Bovendien kun je je klantenservice uitbreiden naar de avonden en het weekend. Want steeds meer klanten verwachten dat je dan ook bereikbaar bent. 

Onze standaardservice is doordeweeks van 8.00 tot 18.00 uur. Dit kun je uitbreiden tot 22.00 uur op doordeweekse avonden en in het weekend van 9.00 tot 17.00 uur. Zelfs 24/7 is mogelijk. 

De kosten van een telesecretariaat

Anders dan bij andere telefoon antwoordservices rekenen wij een vast bedrag per gesprek, niet per minuut. Afhankelijk van het aantal telefoontjes dat je verwacht, kies je het abonnement dat bij je past. Op die manier kun je van tevoren goed budgetteren en heb je de kosten zelf in de hand. Ook omdat je zelf kiest wanneer je doorschakelt.

Je kan bovendien op elk moment opzeggen, upgraden of downgraden, want wij begrijpen heel goed dat de zaken over een maand anders kunnen zijn.

Meer informatie over de verschillende pakketten die we bieden, vind je op onze website. 

Test gratis wat een telesecretariaat doet voor jouw bedrijf!

Met een telesecretariaat verbeter je je klantenservice en dat is goed voor je business. Daar zijn wij van overtuigd en daarom mag je ons 30 dagen gratis uitproberen. Na het beantwoorden van een paar vragen, kunnen we je binnen 30 minuten aansluiten.

post about img

Vragen over dit artikel?

Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Nikki van BizziPhone. Zij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.

Hoe kunnen we het succes van jouw organisatie vergroten?

Gun klanten de beste support en service via elk kanaal!

Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top