Amber Prinsen

Zo verbeter je je klantenservice: 5 simpele tips

3 mei 2021

Je klantenservice bepaalt voor een groot deel je imago. Je product of dienst kan nog zo goed wezen, als je klant een vraag of klacht heeft en hij of zij wordt slecht of niet geholpen, dan zal hij daar zeker over praten met anderen. Of – the horror!- een slechte review achterlaten op internet. 

Daarom is de service van je klantenservice belangrijk voor je omzet en groei. In deze blog geven we je vijf tips hoe je relatief eenvoudig je klantenservice verbetert.

Wat een klantenservice jouw bedrijf oplevert

Je klantenservice is de perfecte mogelijkheid om in contact te komen met je klanten. Als je er op die manier naar kijkt (en niet als kostenpost), dan biedt het je veel mogelijkheden om te groeien en de relatie met je klanten te versterken.  

Met een goede klantenservice kun je een klant met een klacht omturnen in een fan van je bedrijf. Het is het kanaal waar je hoort welke vragen klanten hebben over je producten en diensten. Uitstekende input voor je website en marketing. Die krijg je er gratis bij, zonder dat je klantonderzoek hoeft te doen. 

Het is ook dé manier om een relatie met je klant op te bouwen. Als je je klanten persoonlijk behandelt en laat voelen dat ze belangrijk zijn, dan komen ze zeker vaker terug.  

Genoeg redenen dus om alles uit je klantenservice te halen. Wij hebben vijf tips om je klantenservice te verbeteren. Aanpassingen waar je klanten blij van worden.

Tip 1: Wees bereikbaar

Klinkt als een open deur en dat zou het ook moeten zijn: een open deur, want als je klant voor een gesloten deur staat, dan is de kans groot dat hij bij je concurrent gaat shoppen. Zorg dus dat je bereikbaar bent op de tijden dat de klant contact wil. Dat wil zeggen: ook in het weekend en ’s avonds na werktijd, want juist dan heeft de klant tijd om zaken te regelen die niet gerelateerd zijn aan zijn of haar werk. 

Extra tip: geen zin om zelf altijd bereikbaar te zijn? Besteed het beantwoorden van je telefoon dan uit aan een telefoonservice. Je betaalt op basis van het aantal telefoontjes, dus zelfs wanneer je weinig telefoontjes verwacht, kan dit lonen. Elk telefoontje kan namelijk een (potentiële) klant zijn!

Tip 2: Gebruik meerdere kanalen 

Telefoon heeft nog altijd de voorkeur als het gaat om ingewikkelde vragen, maar andere vragen regelen veel mensen het liefst snel online. Zorg dus dat je veelgestelde vragen ook op je website beantwoordt. Daarnaast zijn consumenten al heel erg gewend aan live chat. Zeker de jonge generatie. 

Live chat is eenvoudig te regelen op je website. Het beantwoorden kun je uitbesteden aan een live chat service. Zij sturen je de functionaliteit toe die je heel simpel kunt toevoegen op je website, waarna zij de vragen voor je beantwoorden op basis van jouw instructies. 

Tip 3: Reageer snel (of bied een alternatief)

Een minuut duurt lang op het internet. Doordat alles veel sneller gaat online, zijn mensen gewend aan een korte reactietijd. Laat je ze te lang wachten, dan zijn ze weg. Dat betekent dat je je telefoon binnen drie keer overgaan, moet opnemen en binnen dertig seconden op een chat moet reageren. Lukt dat niet omdat er ineens veel mensen tegelijkertijd contact opnemen, overweeg dan een back-up. Bijvoorbeeld automatisch doorschakelen naar een telefoondienst als er na drie keer overgaan nog niet is opgenomen. Of bied klanten aan later contact met hen op te nemen.

Tip 4: Wees professioneel en leef je in

Om bij een klantenservice te werken, moet je beschikken over geduld en inlevingsvermogen. Je moet als servicemedewerker elke klant als uniek geval behandelen en mee willen denken over de beste oplossing. Dat is niet iedereen gegeven. De medewerker die over de juiste eigenschappen beschikt, maakt wel het verschil voor jouw bedrijf. Belangrijk dus om de juiste mensen te werven en hen te blijven trainen.

Tip 5: Volg op en doe wat je belooft

Nog zo’n open deur: het opvolgen van wat je belooft. Je klantenservicemedewerker kan nog zo’n goed gesprek hebben gevoerd met de klant, als andere medewerkers in het bedrijf vervolgens niet opvolgen wat hij of zij heeft toegezegd, dan sla je alsnog een flater als bedrijf. Maak iedereen in het bedrijf ervan bewust dat opvolging belangrijk is en zorg voor een gestroomlijnd proces.

Neem de proef op de som 

Wij dagen je uit om deze 5 tips toe te passen in jouw bedrijf en te testen wat het doet met de reviews over je bedrijf en de verkopen. Wil je nagaan hoe je klantenservice scoort? Dan hebben we ook nog een checklist voor je om te kijken hoe goed je klantenservice het doet.  Als je niet beschikt over de middelen of mensen om op elk moment goed bereikbaar te zijn, overweeg dan om je telefoon of live chat uit te besteden. BizziPhone biedt verschillende pakketten dus er is altijd een abonnement dat past bij jouw bedrijf. Bovendien ben je dan verzekerd van professionele medewerkers voor je klantenservice. Hoe een telefoniste service precies werkt, lees je hier. Bij BizziPhone bieden we je bovendien eerst een gratis proefperiode van 30 dagen aan, om te kijken of het bij jouw bedrijf past.

Bekijk onze mogelijkheden

Vragen over dit artikel?
Heb je vragen over dit artikel of interesse in een of meerdere van onze dienst?

Neem contact op met Mark Lambooij van BizziPhone. Hij staat je graag te woord om te bespreken hoe ook jij de beste service aan je klanten kan geven.
Nooit meer (potentiële) klanten mislopen?
Download onze telefoonservice informatiegids en lees alles over hoe wij jouw bereikbaarheid kunnen verbeteren.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Top