De 7 belangrijkste eigenschappen van een goede receptioniste/telefoniste

De receptioniste/telefoniste is het eerste aanspreekpunt voor je klanten. Zij bepaalt voor een groot deel het imago van de onderneming. Is ze representatief gekleed, professioneel en vriendelijk? Dan heeft dat een goede uitstraling op het hele bedrijf. Dat geldt zowel achter de balie als aan de telefoon. Wat zijn de belangrijkste eigenschappen van een goede receptioniste? In deze blog bespreken we waar je op moet letten als je een receptioniste/telefoniste in dienst neemt.

Op welke eigenschappen moet je letten als je een receptioniste zoekt?

1. Goede luistervaardigheden

Allereerst moet een receptioniste goed kunnen luisteren. Zeker aan de telefoon is het belangrijk om te horen in welke stemming de klant is. Vaak is wat er niet wordt uitgesproken minstens zo belangrijk als wat er wel wordt gezegd. Een goede receptioniste kan actief luisteren en je klant laten voelen dat hij de volle aandacht krijgt.

2. Communicatief vaardig

Hoewel een beleefde receptioniste de klant volledig laat uitspreken, moet ze ook in staat zijn het gesprek te sturen. Om dit subtiel en afgestemd op de klant te kunnen doen, moet ze snel en natuurlijk de juiste woorden weten te vinden. Ook in de terugkoppeling van klantcontacten naar de juiste persoon binnen het bedrijf moet ze kort en krachtig kunnen samenvatten wat er is besproken. Dit vereist een communicatief vaardig persoon.

3. Klantgericht

De receptioniste/telefoniste moet gericht zijn op de klant. Wat zijn zijn wensen? Hoe kunnen we hem helpen? Dit moet in elk klantcontact het uitgangspunt zijn. Als je de klant niet tegemoet kunt komen in zijn verzoek, wat kun je dan wel bieden? Een receptioniste moet creatief zijn in het bedenken van oplossingen. Dat zorgt voor tevreden klanten, die weer terugkomen. Lees meer over klantgericht telefoneren.

4. Representatief

De receptioniste vertegenwoordigt een bedrijf. Waar staat dat bedrijf voor? Wat zijn de kernwaarden? Die moet de receptioniste uitstralen. Dan hebben we het niet alleen over uiterlijke verzorging, maar ook over de omgangsvormen aan de telefoon. Hoe wil je als bedrijf omgaan met je klanten? Dat moet de receptioniste/telefoniste tijdens telefoongesprekken uitdragen.

5. Geduldig

Van alle werknemers wordt van de receptioniste nog wel het meeste geduld gevraagd. Ze krijgt vaak dezelfde vragen. Toch is het belangrijk dat ze iedereen geduldig en vriendelijk te woord staat. Voor de klant is het immers de eerste keer dat hij de vraag stelt.

Ook wanneer een klant ongeduldig is of boos, dan moet een receptioniste kalm blijven. Alleen zo krijgt ze de klant rustig en kan ze hem helpen.

6. Stressbestendig

Er zijn momenten waarop alles tegelijkertijd komt: een klant, telefoontjes, kopietjes die nog moesten worden gemaakt voor een vergadering die gaat beginnen. Een receptioniste moet prioriteiten kunnen stellen en de hoogste prioriteit moet altijd bij de klant liggen. Hoe druk het ook is, hij mag nooit het gevoel krijgen dat hij ongelegen belt of niet welkom is.

7. Positieve uitstraling

Niemand kijkt graag naar een chagrijn. Een vrolijk gezicht achter de balie of aan glimlach aan de telefoon is een veel beter visitekaartje. Bovendien werkt een positieve uitstraling aanstekelijk. Van een vrolijke receptioniste worden klanten ook vrolijk. Een receptioniste moet dus positieve energie uitstralen.

Professionele receptionistes/telefonistes met al deze eigenschappen?

Ben je op zoek naar een receptioniste/telefoniste die aan al deze eisen voldoet? Denk dan ook eens aan de mogelijkheid om je telefoondiensten uit te besteden. De telefonistes van BizziPhone zijn professionals die zijn geselecteerd op de genoemde eigenschappen. Ze worden getraind om proactief klanten te helpen. Dit versterkt voor jouw bedrijf de klantrelaties en verhoogt de klantloyaliteit.

Bij ons krijg je je eigen telefoniste die op de hoogte is van jouw bedrijf. Ze kan zich feilloos aanpassen aan jouw bedrijfsimago. Voor je klanten is het alsof ze bij jou in dienst is. In feite is ze jouw telefoniste op afstand.

Ze houdt alle inkomende klantcontacten bij en stuurt je na afloop van het gesprek een bericht per sms of e-mail. Daarnaast heb je een compleet overzicht van alle gesprekken in je eigen dashboard, ERP, CRM of agendasysteem.

Wil je eerst vrijblijvend proberen hoe dit werkt? Start dan nu een gratis proefperiode van 30 dagen en ontdek het gemak.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPrint this pageEmail this to someone

Gerelateerde artikelen

  • Waar kunnen we je mee van dienst zijn?

    BizziPhone

    BizziChat

    BizziCare

    BizziOutbound

  • Top