Keuzemenu aan de telefoon. Do or don’t?

Veel bedrijven kiezen voor een keuzemenu telefoon om klanten snel te helpen. Het idee is eenvoudig: klanten kiezen zelf het juiste onderwerp en worden doorverbonden. Maar hoe effectief is zo’n keuzemenu nou echt voor jouw klant? In deze blog bespreken we de voordelen en nadelen van een keuzemenu aan de telefoon en kijken we naar een klantvriendelijk alternatief. Hierbij een aantal voorbeelden van voordelen: 

Voordelen van een keuzemenu 

Een goed ingericht keuzemenu helpt bedrijven en klanten door gesprekken sneller en efficiënter af te handelen. Dit zijn een aantal voordelen van het instellen van een keuzemenu aan de telefoon: 

1. Snellere afhandeling van vragen

Een goed ingericht keuzemenu verkort de wachttijd doordat klanten direct bij de juiste afdeling terechtkomen. Veelvoorkomende vragen over bestellingen, facturen of retouren worden efficiënter verwerkt, zonder dat een medewerker eerst de oproep moet doorschakelen. Dit bespaart tijd en middelen voor het bedrijf en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op complexere vragen. Klanten krijgen sneller antwoord, wat de service verbetert en bijdraagt aan een soepeler telefoonverkeer binnen de organisatie. 

2. Beschikbaarheid buiten kantooruren 

Naast dat klanten snel geholpen worden, kunnen klant door een keuzemenu ook buiten kantoortijden hun antwoord vinden. Veel bedrijven gebruiken spraakgestuurde opties of vooraf opgenomen berichten om klanten op weg te helpen. Hierdoor kunnen eenvoudige vragen worden beantwoord zonder dat er een medewerker nodig is. Dit helpt bedrijven om piekbelasting te managen en klanten sneller te helpen, zelfs op drukke momenten.  

3. Meer rust en focus voor de klantenservice

Een ander groot voordeel is ook dat het de werkdruk enorm verlaagd op de klantenservice. Veelgestelde vragen worden direct beantwoord of komen bij de juiste afdeling terecht. Minder handmatige doorschakelingen betekent minder personeel en lagere loonkosten. Medewerkers krijgen hierdoor meer ruimte om zich te richten op complexere klantvragen. Deze efficiënte werkwijze maakt de klantenservice beter en helpt bedrijven kosten te besparen zonder in te leveren op bereikbaarheid en kwaliteit.  

Nadelen van een keuzemenu aan de telefoon 

Buiten dat een keuzemenu aan de telefoon voordelen biedt, brengt het helaas ook nadelen met zich mee. Een keuzemenu aan de telefoon kan de afhandeling van telefoongesprekken structureren, maar de manier waarop dit wordt ervaren, verschilt per klant en situatie. Wanneer de klantbeleving onder druk komt te staan, kunnen er verschillende problemen ontstaan. Hieronder een paar voorbeelden van nadelen: 

1. Onpersoonlijke ervaring en irritatie 

Allereerst kan een geautomatiseerde stem onvriendelijk en onpersoonlijk overkomen, vooral als er geen duidelijke optie is voor specifieke vragen. Wanneer klanten in een keuzemenu vastlopen, leidt dit snel tot irritatie. Klanten met complexe of urgente vragen willen liever direct een medewerker spreken. Persoonlijk contact geeft vaak een betere klantervaring en vergroot het vertrouwen in de klantenservice, waardoor bedrijven beter gewaardeerd worden door hun klanten. 

2. Frustratie en verwarring 

Bovendien kan een keuzemenu met veel opties leiden tot frustratie. Klanten moeten soms meerdere keren luisteren om de juiste keuze te maken, wat irriterend werkt. Bij complexe menu’s ontstaat verwarring, waardoor klanten verkeerde keuzes maken en opnieuw moeten bellen. Dit zorgt juist voor extra belasting op de klantenservice en vergroot de ergernis bij de klant. In plaats van tijdsbesparing kan een slecht ontworpen keuzemenu juist leiden tot meer wachttijd en een minder prettige telefoonervaring. 

3. Afstandelijkheid en afhaken 

Doordat het onpersoonlijk aanvoelt, kan het zo zijn dat mensen zich een nummer voelen. En, dat is iets wat je absoluut wil vermijden. Hierdoor verlaag je namelijk de algehele tevredenheid en sta je al gelijk een punt achter. Een te verkeerd keuzemenu kan leiden tot afhaken of zelfs overstappen naar de concurrentie. Een goede klantenservice houdt rekening met de behoefte aan persoonlijk contact en biedt altijd een optie om direct een medewerker te spreken. Dit zorgt voor een klantvriendelijke ervaring, en versterkt de relatie tussen bedrijf en klant. 

Telefoonservice van BizziPhone als alternatief 

Een klantvriendelijker alternatief voor een keuzemenu aan de telefoon is het inhuren van een telefoonservice. Hiermee krijgt de klant direct iemand aan de lijn, die precies weet hoe jouw bedrijf werkt. Dit zorgt voor persoonlijk en professioneel klantcontact. 

Bij BizziPhone heb je zelfs een vaste telefoniste die ervoor zorgt dat elke klant geholpen wordt. Zo bied je klanten de service en kwaliteit die ze verwachten. Wil je dit graag aanbieden? Neem dan gerust contact met ons op en probeer BizziPhone 30 dagen gratis!