Coronacrisis: met BizziPhone blijf je optimaal bereikbaar voor jouw klanten!

Het coronavirus eist van iedereen een flinke dosis creativiteit. Omdat we nooit eerder een dergelijke situatie hebben meegemaakt, bestaan er geen best practices. Als ondernemer is het schipperen tussen de zaak draaiende houden, goed zorgen voor je personeel en je klanten informeren. Onze telefoonservice kan je hierbij helpen, zodat jij je kunt richten op crisismanagement. 

Thuiswerken en rondrennende kinderen

De coronasituatie is een uitdaging voor ons allemaal. Veel werknemers werken de komende weken thuis. Voor de veiligheid, maar ook uit noodzaak: omdat de scholen dicht zijn. Voor velen een uitdaging, want werken met kinderen thuis die hun energie niet kwijt kunnen, valt echt niet mee. Als ondernemer wil je het beste maken van de situatie voor je werknemers én je klant. 

Bij BizziPhone kunnen we je helpen door hun  telefoontjes over te nemen. Juist nu! Onze telefonistes zitten op kantoor – op gepaste afstand van elkaar – of thuis en kunnen in alle rust inkomende vragen beantwoorden. Zo kan jouw klant terecht met vragen, terwijl je medewerker zich thuis kan richten op de zaken die hij niet kan overdragen.

Informeren is key 

In deze tijd is informatie belangrijk. Iedereen is onzeker en wil weten waar hij aan toe is. Juist daarom stijgt het aantal telefoontjes terwijl je al heel druk bent te regelen hoe je medewerkers vanuit huis het beste kunnen (samen)werken, het aanvragen van uitstel van betaling bij de belastingdienst of arbeidstijdverkorting.

Toch is het minstens zo belangrijk te communiceren naar je klanten. Zij zorgen dat je zaak blijft draaien. Dat vereist wel helder communicatie. Wat mogen zij van je verwachten in de komende tijd? Hoe ga je aan hun klantwens voldoen? Welke voorzorgsmaatregelen heb je genomen? Wellicht heb je al een informatiemail rondgestuurd. Daar zullen ongetwijfeld veel vragen op komen. Door al deze vragen neemt het telefoonverkeer toe. Juist die extra telefoontjes kunnen wij voor je beantwoorden. Door ons te instrueren wat je wilt doorgeven aan je bellers, kunnen wij hen van de juiste informatie voorzien. Dat neemt jou een hoop werk uit handen, zodat jij je volledig kunt focussen op crisismanagement. 

Onze maatregelen om jouw bereikbaarheid te garanderen

Om gelijk hand in eigen boezem te steken: je wilt vast weten wat je van ons mag verwachten voor je op onze dienstverlening gaat bouwen de komende weken. Daarom vertellen we je graag wat wij doen om te zorgen dat we bereikbaar blijven voor jouw klanten. 

Hygiëne

Allereerst hebben wij de afgelopen weken maatregelen genomen om ruimschoots te voldoen aan de opgestelde richtlijnen van het RIVM. Naast alle hygiënevoorschriften hebben wij medewerkers verder van elkaar verwijderd, mogen mensen niet meer met elkaar in de lift, drinken we uit papieren bekertjes, heeft elk team zijn eigen koelkast gekregen en staan alle toegangsdeuren open (uiteraard tijdens kantoortijden). Dit alles om zoveel mogelijk contactmomenten te voorkomen.

Afstand

Daarnaast werken zo veel mogelijk (zeker 90%) van onze medewerkers thuis. Hierbij hebben wij kritisch naar de thuissituatie gekeken. Minimale vereisten zijn een stabiel internet en een afgesloten werkomgeving, zonder overlast van huisdieren en/of kinderen. 

De telefonistes die niet kunnen thuiswerken, omdat de thuissituatie dit niet toelaat, werken op kantoor; we hebben de ruimte om iedereen ver genoeg uit elkaar te plaatsen. 

Opschalen

Met deze maatregelen zetten we ons in om jouw klanten de beste service te verlenen, nu en in de toekomst. Uiteraard blijft het lastig om iets 100% te garanderen; dat kan niemand in deze tijd. Wij doen er alles aan om jou te ondersteunen in de tijd en je zaak draaiende te houden. Je hoeft je geen zorgen te maken over onze capaciteit: we hebben genoeg telefonistes – met alle maatregelen op kantoor en voor de thuiswerkplekken hebben we deze veiliggesteld. Daarnaast gaan we de komende tijd onze capaciteit nog verder opschalen. 

Hoe kunnen we jou het beste helpen?

Onze vraag aan jou is: hoe kunnen we jou het beste helpen op dit moment? Waar heb jij behoefte aan om zo goed mogelijk te blijven functioneren als bedrijf? Wil je alle telefoontjes tijdelijk aan ons doorverbinden, zodat je je handen vrij hebt? Of zijn er bepaalde tijden dat je vaste telefoniste niet kan opnemen? Je hebt verschillende doorschakelmogelijkheden. In dit overzicht zie je welke opties er zijn en hoe je deze instelt. 

Niet alleen telefoonbeantwoording

We kunnen meer voor je doen dan alleen de telefoon opnemen. Denk aan het doorgeven van  aangepaste instructies aan bellers, het doorverbinden van urgente telefoontjes, het inspreken van een (aangepaste) gepersonaliseerd welkomstbericht of het terugbellen van klanten, bijvoorbeeld om een conference call in te plannen.

Je wijzigingen geef je eenvoudig door via het dashboard. Heb je niet de mogelijkheid om je wijzigingen door te geven via het dashboard? Stuur dan een verzoek naar klantenservice@bizziphone.com, dan verwerken wij de informatie zo snel mogelijk in jouw account! 

In deze tijd moeten we er samen het beste van maken. Laat ons dus gerust weten waarmee we jou kunnen helpen.  

30 Dagen gratis proefperiode

Van onze kant willen wij je zo goed mogelijk ondersteunen. Daarom mag je onze diensten 30 dagen gratis uitproberen, zonder enige verplichting. In die tijd kun jij je focussen op crisismanagement, terwijl je gerust kunt zijn dat je klanten netjes te woord worden gestaan!