Hoe verschillen telefoonservices van elkaar?

Overweeg je het opnemen van je telefoon uit te besteden aan een telefoon antwoordservice? Dat is een slimme zet, want het geeft jou de gelegenheid te focussen op je werk! Bovendien komt het de klantvriendelijkheid van je bedrijf ten goede: je klanten worden altijd professioneel geholpen. 

Mits je de juiste telefoonservice kiest uiteraard, want er zijn er nogal wat. Waarin verschillen ze van elkaar en hoe maak je de juiste keuze? 

Wij helpen je met een korte checklist van 5 verschillen waarop telefoondiensten zich onderscheiden. Met deze checklist kies jij de antwoordservice die het beste past bij jouw bedrijf!

Verschil 1: Prijs

Natuurlijk verschillen telefoondiensten in prijs. Belangrijk is dat je kijkt naar het betaalmodel om later onaangename verrassingen te voorkomen. Samengevat bestaan er de volgende betaalmodellen: 

Per gesprek of per minuut
Bij elke telefoonservice betaal je voor elk gesprek dat ze aannemen. De ene telefoondienst rekent per gesprek. De ander per minuut of zelfs per seconde. Als je afrekent per gespreksduur, dan is het vooraf lastig inschatten hoeveel je kwijt bent. 

Je  kunt wel redelijk inschatten hoeveel gesprekken je elke maand ontvangt. Als je afrekent per gesprek, kun je dus beter vooraf een kosteninschatting maken. 

Bij de meeste telefoon antwoorddiensten kun je je telefoon doorschakelen wanneer je wilt. Op de momenten dat je zelf de telefoon op kunt nemen, schakel je gewoon terug. Voor die telefoontjes betaal je niets. Wel betaal je meestal een maandelijks bedrag. 

Maandelijkse kosten 

De meeste telefoonservices rekenen naast de prijs per gesprek ook een vast bedrag per maand. Dit bedrag verschilt uiteraard ook per bedrijf. Vergeet daarom niet dit bedrag ook mee te nemen in je begroting. 

Verschil 2: Contractvorm

Waar teken je voor als je een contract aangaat? Is het duidelijk welke diensten zijn inbegrepen? Maar vooral: hoe lang zit je aan het contract vast? Als je situatie verandert, dan wil je flexibel zijn. Een dagelijks opzegbaar contract is dan praktischer dan een maand- of jaarcontract.

Verschil 3 : Bereikbaarheid

Elke telefoondienst heeft andere openingstijden. Verwachten jouw klanten dat je ook bereikbaar bent na kantoortijd of in het weekend? Als dat zo is, dan moet je ze daar natuurlijk in tegemoet komen. Zoek dan een telefoondienst die ook na 18.00 uur en in het weekend bereikbaar is.

Sommige telefoon antwoordservices hebben zelfs speciale avond- en weekendabonnementen. Zo heb je hele ruime openingstijden voor je klantenservice, terwijl je zelf kunt genieten van je welverdiende rust.

Verschil 4: Controle over je klantcontacten

Dat je je telefoon laat opnemen door iemand anders, wil natuurlijk niet zeggen dat je ook de controle over je klantcontacten uit handen geeft. Je wilt wel weten wie er heeft gebeld en wat er is besproken. 

Alle telefoondiensten leveren notities over inkomende gesprekken. Hoe ze die doorsturen of weergeven verschilt per dienst. Dat kan per telefoontje, maar ook in een dashboard. 

Als jullie zelf met een verkoopsysteem of CRM systeem werken, dan is het wel zo makkelijk als de externe telefoondienst de notities daar in plaatst. Sommigen diensten bieden dit aan. Op die manier kun je hun werkzaamheden naadloos laten aansluiten op jullie interne workflow en hoef je niet apart een ander systeem te raadplegen op de momenten dat jullie de telefoon hebben doorgeschakeld. 

Verschil 5: Telefonistes

Dit verschil is eigenlijk het belangrijkste, want hier krijgen jouw klanten direct mee te maken: wie neemt de telefoon op? Je wilt natuurlijk wel dat je klanten professioneel te woord worden gestaan. En dat klachten met geduld en begrip worden opgelost. Dat heeft niet iedereen in zich. Dat vereist een bepaald karakter. Daarnaast kan een goede training de klantgerichtheid van een telefoniste nog verder verbeteren. 

Als je telefoondiensten vergelijkt, is het daarom goed om te vragen hoe telefonistes worden geselecteerd en getraind. 

Ook belangrijk is dat de telefoniste bekend is met jouw bedrijf. Het komt niet professioneel over als ze heel joviaal de telefoon opneemt, terwijl jullie normaal gesproken altijd vrij formeel zijn. Of als ze geen idee heeft wat jullie diensten inhouden als een klant daar een vraag over stelt.

Check ook reviews van anderen

Met bovenstaande punten kun je beslissen welke telefoondienst het beste bij jouw organisatie past. Van de shortlist die overblijft, kun je nagaan wat de ervaringen van anderen zijn. Lees reviews van klanten over de telefoondienst en neem dit mee in je oordeel. 

Vergeet ons niet op te nemen in je shortlist!

We willen je natuurlijk niet beïnvloeden, maar BizziPhone is heel trots op de 9,6 die klanten ons toekennen. 

Bovendien heb je bij ons je eigen vaste telefoniste met vast support team. Je kunt haar briefen over jouw bedrijf en de gewenste tone-of-voice. Voor klanten is het net alsof ze vast bij jullie in dienst is. Na elk telefoontje stuurt zij je direct een bericht. Dan kun je snel beoordelen hoe dringend het is. Ook maakt ze een aantekening in jullie persoonlijke  dashboard of jullie eigen CRM, ERP of agenda software systeem. Zo houd je het overzicht op alle inkomende contacten. Wij kunnen met de meeste systemen omgaan en zo niet, dan leren we het speciaal voor jou! 

Wil jij weten waarom onze klanten ons beoordelen met een 9,6? Probeer ons dan nu 30 dagen gratis en vrijblijvend uit!