Misverstanden over het uitbesteden van het klantcontact

Klantcontact uitbesteden is eng. Je geeft voor je gevoel het belangrijkste asset van je bedrijf uit handen: je klant. Is dat gevoel terecht of heb je juist beter grip op je klantcontact? Natuurlijk denken wij het laatste. Daarom bespreken we in deze blog de misverstanden over het uitbesteden van het klantcontact; en waarom jouw bedrijf en klant beter af zijn als je het wel uitbesteedt.

Misverstand 1: een externe telefoniste heeft geen band en gevoel met mijn bedrijf

Bij BizziPhone krijg je je eigen vaste telefoniste met een vast support team. Dat betekent dat als jouw telefoniste even niet beschikbaar is, iemand anders van het team het overneemt. Dat betekent dus dat jouw klanten altijd dezelfde mensen aan de lijn krijgen.

Voordat we starten met jouw telefoondienst kun je de telefoniste en het support team informeren en instrueren, zodat zij voldoende kennis hebben van jouw bedrijf. Je kunt altijd contact opnemen om jouw telefoniste op de hoogte te brengen van nieuwe ontwikkelingen. Alle informatie wordt ook opgeslagen in ons dashboard. Die heeft de telefoniste altijd tot zijn/haar beschikking.

Ook kun je de telefoniste feedback geven via ons feedbacksysteem door te reageren op een belnotitie. Zo kun je heel snel en eenvoudig zelf steeds bijsturen.

Misverstand 2: geen controle meer over je eigen klantcontact  

Hoe vaak gebeurt het niet dat je klant belt als je onderweg bent? Of als je net een vergadering in wilt gaan? In beide gevallen ben je er niet helemaal bij met je hoofd of je kunt geen notities maken. Als je je telefoondienst uitbesteedt, dan heeft je telefoniste de volle aandacht voor je klant en houden ze alles voor je bij. Zo vergeet je nooit terug te komen op beloften die je de klant hebt gedaan. Je kunt je telefoniste zelfs vragen om op een later tijdstip je klant voor je terug te bellen.

In jouw BizziPhone dashboard heb je realtime inzicht in alles wat we voor jou doen, hebben gedaan en gaan doen. We zorgen ervoor dat je precies op de hoogte bent van elk gesprek en de uitkomst daarvan. Daarnaast biedt het dashboard vele functies die onze samenwerking efficiënter maken. Om een paar voorbeelden te noemen: verslag van elk klantcontact, het maandelijkse verbruik per dienst, resultaten van belacties en een overzicht van veelgestelde vragen en antwoorden. Zo heb je waarschijnlijk zelfs nog meer inzicht dan met je eigen losse notities! Dat geldt niet alleen voor jou. Ook je collega’s kunnen alles gemakkelijk nalezen. Met dit dashboard heb je dus juist meer controle en overzicht.

Misverstand 3: het klantcontact wordt minder persoonlijk

Als je je telefoondienst uitbesteedt, zal het klantcontact niet minder persoonlijk zijn dan bij een eigen telefoniste. Juist doordat we een eigen persoonlijke telefoniste aanbieden, lijkt het net of een collega van jou de telefoon opneemt. Jouw klanten krijgen steeds dezelfde telefoniste(s) aan de telefoon. Ze zullen denken dat hij/zij bij jullie in dienst is. Wij zijn jouw collega op afstand!

Misverstand 4: een externe telefoniste kan niet in ons softwaresysteem werken

Alle communicatie met (potentiële) klanten verwerken we direct in de CRM, ERP of agendasoftware van jouw organisatie. Onze werkzaamheden sluiten naadloos aan op jouw bestaande workflow en je bent altijd volledig op de hoogte via je eigen systemen. We kennen de meeste CRM, ERP of agenda-applicaties van binnen en buiten. Kennen we jouw applicatie niet? Dan leren we het speciaal voor jou!

Alle werkzaamheden die we uitvoeren, sturen we direct naar de tool die jij intern gebruikt. Zo kunnen we updates van onze werkzaamheden direct weergegeven in Slack, Salesforce of HubSpot. Als jouw applicatie gebruikmaakt van webhooks of over een API beschikt, dan kunnen we daar makkelijk op aansluiten en ons dashboard mee integreren.

Klantcontact uitbesteden begint met goede afspraken

Zoals elke succesvolle samenwerking, begint het uitbesteden van je klantcontact met goede afspraken. Neem vooraf de tijd om te bepalen wat je belangrijk vindt voor de uitstraling van jouw bedrijf. Welk gevoel wil je de klant meegeven? Het kan goed helpen om onze telefoniste het verhaal achter jouw bedrijf te vertellen. Hoe is het ontstaan en waarin verschilt het van andere bedrijven?

Behalve het bedrijfsimago, zijn praktische zaken ook belangrijk om te vermelden. Hoe werkt het CRM systeem? Welke informatie moet worden genoteerd? Wat zijn de belangrijkste klanten? Schrijf al deze informatie van tevoren op zodat je tijdens de briefing niets vergeet.

De briefing is niet iets eenmaligs. Het is belangrijk je telefoniste te informeren bij veranderingen. Hoe meer je onze telefoniste als onderdeel van jouw bedrijf beschouwt, hoe succesvoller de samenwerking. Zo heb je altijd inzicht in al het klantcontact en hebben je klanten altijd iemand die hen professioneel te woord staat.

Ben je nog niet volledig overtuigd en wil je het eerst eens uitproberen? Wij bieden een 30 dagen gratis en vrijblijvende proefperiode aan!